I mange virksomheder er arbejdstiden ikke den samme hver uge. Nogle uger er mere travle end andre. Derfor giver overenskomsten mulighed for at planlægge arbejdstiden over en såkaldt referenceperiode. Arbejdstiden kan ved brug af referenceperiode opgøres som et gennemsnit over op til 52 uger.
Vi anbefaler som udgangspunkt at holde referenceperioden så kort som mulig. Det giver et bedre overblik i planlægningen – men perioden skal naturligvis give mening i forhold til virksomhedens drift.
En referenceperiode betyder, at medarbejderen i nogle uger kan arbejde mere end 37 timer og i andre mindre. Det er naturligvis virksomheden, som placerer arbejdstiden, også når der er aftalt referenceperiode. Det er altså virksomheden, som kan placere arbejdstiden både over og under den aftalte ugentlige arbejdstid – eller for den sags skyld præcis på den aftalte arbejdstid. Det afgørende er, at gennemsnittet over perioden svarer til den aftalte arbejdstid for at undgå forøgede omkostninger. Referenceperioden skal være kendt af medarbejderen.
Kan være relevant for mange
Ordningen er særlig relevant i sæsonbetonede brancher, eksempelvis landbrug. Den kan dog også være relevant for virksomheder med vagtplaner, hvor arbejdstiden varierer fra uge til uge – eksempelvis fordi weekendvagter går på omgang.
Det er kun den planlagte arbejdstid, der indgår i opgørelsen. Derfor skal arbejdstiden være kendt mindst 4 uger frem, som overenskomsten kræver. For landbrug og provisionskørsel gælder der dog særlige regler. Frivilligt merarbejde og pålagt overarbejde indgår ikke i referenceperioden.
I praksis kan det give udfordringer at holde planlagt arbejdstid adskilt fra merarbejde og overarbejde. Reglen forudsætter dog, at denne adskillelse sker.
Hvis den samlede arbejdstid overskrides ved periodens afslutning, kan medarbejderen kræve de overskydende timer enten udbetalt eller overført til den næste referenceperiode.
For funktionærer udbetales overskydende timer med et tillæg på 50 %, beregnet af medarbejderens personlige løn. Hvis timerne i stedet afspadseres, ydes der ikke tillæg.
For ikke-funktionærer gælder samme regel, men tillægget på 50 % beregnes af mindstelønnen.
Hold godt øje med timerne
Ved opsigelse fra virksomheden skal afvikling af eventuelle overskydende timer aftales mellem virksomheden og medarbejderen. Hvis medarbejderens saldo er negativ, risikerer virksomheden at miste værdien af den negative saldo. Ved opsigelse fra medarbejderen kan værdien af en negativ timesaldo modregnes i den sidste lønudbetaling. En positiv timesaldo udbetales uden tillæg.
Referenceperioder kan give god fleksibilitet i planlægningen. Til gengæld kræver ordningen, at man holder godt øje med timerne undervejs – så der ikke opstår overraskelser, når perioden slutter.
Giver ovenstående anledning til spørgsmål, er du som medlem af KA velkommen til at kontakte juridisk afdeling.