Vidste du, at arbejdsgiver skal planlægge ferien sammen med sine medarbejdere og sikre, at medarbejderen har mulighed for at holde den?
Du har som arbejdsgiver pligt til at sørge for, at medarbejdere har mulighed for at holde deres ferie. Det er ikke kun medarbejderens ansvar at holde ferie. Arbejdsgiveren skal også aktivt sørge for, at medarbejderen får holdt den ferie, som vedkommende har optjent, eller informere om eventuelt tab af feriepenge, hvis den ikke holdes.
Ferieår og ferieafholdelsesperiode
Selv om ferieåret slutter den 31. august, er der stadig tid at løbe på, før dine medarbejderes opsparede ferie skal være afholdt. Den såkaldte ferieafholdelsesperiode er nemlig ikke helt slut endnu.
Medarbejderne optjener i ferieåret – i perioden den 1. september til den 31. august – ret til 2,08 dages betalt ferie for hver måneds ansættelse, og der optjenes således ret til 5 ugers betalt ferie, når en medarbejder har været ansat i virksomheden alle ferieårets 12 måneder.
Ferien kan afholdes helt indtil den 31. december det pågældende år, hvor ferieafholdelsesperioden udløber. Der er altså 4 måneder ekstra at løbe på, før ferien skal være afholdt.
Fordi Ferieloven bygger på et princip om samtidighedsferie, kan betalt ferie afholdes i kalendermåneden efter, den er optjent. De 2,08 feriedage, som medarbejderen optjener i løbet af september 2024, kan dermed afholdes fra den 1. oktober 2024 til og med den 31. december 2025.
Selvbetalt ferie eller feriebetaling på forskud
Selv om medarbejderen ikke har optjent ret til betalt ferie, har alle lønmodtagere ret til 5 ugers fravær fra arbejde i hver ferieafholdelsesperiode. I sådanne tilfælde afholdes ferien som udgangspunkt uden betaling fra dig som arbejdsgiver. Ofte vil medarbejderen have optjent feriepenge fra en tidligere arbejdsgiver, som kan bruges til at betale disse feriedage.
For dig som arbejdsgiver er det væsentlige her at bemærke, at dine medarbejdere har ret til de 5 ugers fravær i perioden fra den 1. september til den 31. december i det følgende år – også selv om de ikke endnu har optjent ret til betaling under dette fravær under ansættelsen hos dig.
Har medarbejderen inden for ferieafholdelsesperioden afholdt ferie hos en tidligere arbejdsgiver inden jobskifte, vil deres ret til fravær være tilsvarende nedsat hos den nye arbejdsgiver. Retten til 5 ugers fravær fra arbejde knytter sig nemlig til ferieafholdelsesperioden for den konkrete medarbejder – ikke til ansættelsesforholdet.
Har medarbejderen et ønske om at afholde endnu ikke optjente feriedage, kan du og medarbejderen aftale indbyrdes, at der holdes betalt ferie på forskud. Laver I sådan en aftale, fradrages den afholdte ferie i den ret til betalt ferie, som medarbejderen optjener efterfølgende i løbet af ferieåret.
Du er som arbejdsgiver ikke tvunget til at lade dine medarbejdere afholde betalt ferie på forskud, hvis de efterspørger det – det skal også hænge sammen for virksomheden.
Overskydende ferie ud over 4 uger kan overføres eller udbetales
Optjent betalt ferie ud over 4 uger kan aftales overført til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode.
En sådan aftale om overførelse af ferie skal indgås skriftligt senest den 31. december i ferieafholdelsesperioden. Herudover skal virksomheden – også inden den 31. december – skriftligt meddele den, der skal udbetale feriebetalingen, at ferien overføres.
Husk at virksomheden har pligt til at gemme erklæringer efter Bogføringslovens regler om opbevaring af regnskabsmateriale.
Hvis man den 31. december ikke har indgået aftale om overførsel af betalt ferie ud over 4 uger, så udbetaler virksomheden optjent ferie med løn og ferietillæg, feriegodtgørelse eller sygeferiegodtgørelse til medarbejderen.
Ferie op til (og med) 4 uger
De første 4 ugers ferie kan som udgangspunkt kun overføres til næste ferieår, hvis du har en feriehindring (for eksempel langvarig sygdom eller barsel), der forhindrer dig i at holde ferien. Det betyder, at hvis du ikke holder din ferie inden for ferieafholdelsesperioden, risikerer du at miste den.
Optjente fridage i henhold til KA’s overenskomst
For ansættelsesforhold, der er omfattet af overenskomsten mellem KA og Krifa, optjener medarbejderne ret til 5 yderligere fridage i løbet af et kalenderår, når de har opnået 6 måneders anciennitet indenfor 12 måneder. Disse er ikke omfattet af Ferieloven og følger derfor ikke ovenstående retningslinjer.
Giver ovenstående anledning til spørgsmål, er du som KA-medlem velkommen til at kontakte juridisk afdeling.