Der er ikke i loven krav om, at dine medarbejderes arbejdstid skal registreres på klokkeslæt. Det er dermed efter loven for eksempel tilstrækkeligt, at medarbejderne blot angiver, hvor mange timer, der er arbejdet den pågældende dag.

Det kan dog være en fordel for dig som arbejdsgiver at vælge en løsning, hvor tiden eksempelvis kan registreres på for eksempel forskellige opgaver eller ordrenumre. På den måde kan du bruge registreringerne til langt mere end bare overholdelse af arbejdstidsreglerne: Du vil kunne bruge dem til både budget- og regnskabsmæssige forhold, til vurdering af, hvor meget de enkelte arbejdsopgaver koster, ligesom det – i nogen tilfælde – kan gøre lønopgørelsen nemmere.

Du kan sagtens vælge et tidsregistreringssystem, hvor planlagt eller aftalt arbejdstid kan indtastes i systemet på forhånd, hvorefter du så gør det. Således at det herefter kun er afvigelser fra det forud udfyldte, der registreres.

Det forudsætter naturligvis, at din tidsregistreringspolitik pålægger medarbejderne at registrere afvigelser.

Eftersom det ved en sådan model ofte ikke vil være hver dag, medarbejderne skal registrere tid, er det ekstra vigtigt at få tydeliggjort overfor medarbejderne, hvor vigtigt det er at få registreret afvigelser, og at din tidsregistreringspolitik tager stilling til, hvor ofte de skal registrere.

Loven stiller ikke krav til, hvor ofte der skal ske registrering.

Vi anbefaler, at du udarbejder en politik for tidsregistrering, og at der i denne politik tages højde for at registreringerne bliver pålidelige. Hvis medarbejderne alene skal registrere tid en gang om ugen, er der stor risiko for, at medarbejderne glemmer, hvordan de har arbejdet i starten af ugen. Det kan derfor være en fordel at beslutte, at tidsregistrering som udgangspunkt for eksempel skal ske dagligt.

Direktører er ikke omfattet af kravet om tidsregistrering.

Derudover er der visse andre, der kan være undtaget fra registreringskravet. Det er meget teknisk og dermed svært at forklare, hvem dette er.

Det må nøje overvejes, om det er ressourcerne værd at bruge megen tid på vurdering heraf, eller om du i stedet vælger at få alle medarbejdere til at tidsregistrere. Arbejdet med at afgrænse, hvem der muligvis kan undtages, skal stå mål med ulempen ved, at der skal registreres og de fordele, en registrering vil kunne give.

Hvis man vil gå nærmere ind i afgrænsningen, kan der siges følgende om det.

I udgangspunktet er medarbejdere undtaget fra registreringspligten, hvis de både er:

1. undtaget fra reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid (48 timers-reglen), pausereglen og natarbejdsreglen)
   og samtidig er
2. undtaget fra reglerne om hviletid (11-timers reglen) og ugentligt fridøgn.

Disse 2 grupper behandles herefter. Her bliver det meget teknisk.

Hvem er undtaget fra reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid (48 timers-reglen), pausereglen og natarbejdsreglen?

Loven taler om, at en lønmodtager fra den 1. juli 2024 er undtaget fra disse regler, hvor

1a) arbejdstidens længde som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke måles, eller

1b) arbejdstidens længde som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke fastsættes på forhånd, eller

1c) når lønmodtageren selv kan fastsætte arbejdstiden

og

2a) hvor der er tale om lønmodtagere, der kan træffe selvstændige beslutninger eller

2b) hvor der er tale om lønmodtagere, som har ledelsesmæssige funktioner

Dette kaldes populært ”selvtilrettelæggere”.

Afgrænsningen af denne persongruppe er meget vanskelig. Lovforslaget nævner dog som eksempler på ”selvtilrettelæggere” medarbejdere i det højere ledelseslag, visse akademikere, senioradvokater og andre, som har en betydelig grad af frihed og selvstændighed i udførelsen af arbejdet.

Følgende kan tale for, at der er tale om en ”selvtilrettelægger”:

• At medarbejderen er i de højere ledelseslag/højtstående medarbejder
   
• At medarbejderen har en betydelig grad af frihed til selv at bestemme, hvornår medarbejderen arbejder, og at arbejdsopgaverne gør det muligt
   
• At medarbejderen kan træffe selvstændige beslutninger
   
• At arbejdstiden i betydelig grand ikke kan fastsættes på forhånd
   
• At medarbejderen er ansat på jobløn, uden øverste arbejdstid, eller lignende kan tale for, at medarbejderen er undtaget fra disse regler. Punkterne ovenfor er dog afgørende.

Det vil altid være en samlet konkret vurdering, om en medarbejder er ”selvtilrettelægger” i relation til disse regler.

Hvis du som arbejdsgiver har nogle medarbejdere, der skal være undtaget fra disse regler, skal det fremgå af deres ansættelseskontrakt, at de er undtaget fra reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid (48 timers-reglen), pausereglen, og natarbejdsreglen i arbejdsdirektivgennemførelsesloven. Det er dig som arbejdsgiver, der har risikoen for, at det er korrekt.

Husk at dette ikke i sig selv er nok til at de er fritaget for tidsregistrering. De skal samtidig være undtaget fra reglerne om hviletid (11-timers reglen) og ugentligt fridøgn. Nærmere herom nedenfor.

Hvem er undtaget fra reglerne om hviletid (11-timers reglen) og ugentligt fridøgn?

Disse regler findes allerede i dag. Det drejer sig om personer i overordnede stillinger, der enten

1. udelukkende eller hovedsagelig udfører arbejde af ledende art og ikke er forpligtet til arbejdstidsmæssigt at følge dem, de skal lede, eller følge en forud fastlagt arbejdsturnus, eller
    
2. på grund af specialviden eller lignende forhold har en særlig selvstændig stilling inden for former for arbejde, som er omfattet af bilaget til bekendtgørelsen om hviletid og ugentligt fridøgn.

Nr. 1 taler således også om arbejde af ledende art. Ift. nr. 2 må særligt bemærkes, at nogle af de i bilaget omtalte situationer handler om at sikre kontinuerlige ydelser/vedvarende produktion. Såfremt arbejdet er af denne karakter, kan det formentligt være vanskeligt samtidig at opfylde betingelserne for at være undtaget fra reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid (48 timers-reglen), pausereglen og natarbejdsreglen.

Husk at dette ikke i sig selv er nok til at de er fritaget for tidsregistrering, at man er undtaget fra reglerne om hviletid (11-timers reglen) og ugentligt fridøgn. Man skal samtidig være undtaget fra reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid (48 timers-reglen), pausereglen og natarbejdsreglen.

Hvis man er undtaget fra reglerne om hviletid (11-timers reglen) og ugentligt fridøgn bør det fremgå af ansættelseskontrakten. Det er dig som arbejdsgiver, der har risikoen for, at det er korrekt.

Der gælder i øvrigt ingen regler om daglig hvileperiode/ugentligt fridøgn for:

• arbejde, der udføres i den ansattes hjem
   
• arbejde i arbejdsgiverens private husholdning
   
• arbejde, der udelukkende udføres af medlemmer af arbejdsgiverens familie, der hører til hans husstand
   
• repræsentanter og agenter, der arbejder uden for virksomhedens faste arbejdssted

Loven stiller ikke krav om, at der anvendes et bestemt system til registrering af arbejdstiden. Du kan altså selv bestemme, om det skal være for eksempel timesedler på papir, et excelark eller et af de mange tidsregistreringssystemer, som findes på markedet. Husk at registreringerne ikke må deles med andre end dem, der har en saglig grund til at se dem, såsom for eksempel lønadministratoren mv.

Kravene til tidsregistreringssystemet i loven er alene, at det skal være ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt”. Medarbejderne skal således kunne tilgå registreringerne om dem.

Der er metodefrihed. Så hvis du laver et tidsregistreringssystem som er objektivt, pålideligt og tilgængeligt, men hvor det i praksis er dig der registrerer deres arbejdstid på baggrund af oplysninger fra dem, må det være OK.

Beskæftigelsesministeriet skriver i hvert fald, at du som arbejdsgiver skal registrere. Du skal huske, at de skal have adgang til deres egne oplysninger, blandt andet så de kan få rettet fejl. Det mest almindelige er dog nok, at det er medarbejderne selv, der registrerer.

Reglerne indføres, fordi det er et EU-retligt krav.

Baggrunden er, at det giver dig som arbejdsgiver bedre mulighed for at sikre overholdelse af reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid, daglig hvileperiode og ugentligt fridøgn. Disse regler er ikke nye, men du har som arbejdsgiver et ansvar for, at de overholdes, og nu skal du så have et tidsregistreringssystem. Ministeriet har gjort meget ud af at forsøge at forklare, at det efter deres opfattelse er en minimumsimplementering.

Indførelsen af pligt til tidsregistrering medfører ikke kun administrative udfordringer – det er faktisk et meget anvendeligt værktøj for din virksomhed. Udover at registreringerne naturligvis skal bruges i forhold til sikring af overholdelse af arbejdstidsreglerne, kan de bruges til både budget- og regnskabsmæssige forhold, hvis du stiller krav om mere end registrering af den samlede arbejdstid.

Hvis du for eksempel også får medarbejderne til at registrere arbejdstiden på forskellige arbejdsopgaver, kan du bruge registreringerne til vurdering af, hvor meget disse arbejdsopgaver koster. Om det er relevant for dig, afhænger af din virksomheds behov.

Som med alle andre regler på en arbejdsplads, skal medarbejderne informeres om reglerne, før de kan forventes at overholde dem. Sådan er det naturligvis også med tidsregistrering.

Det er vigtigt, at du sætter rammen for, hvordan tidsregistrering skal foregå i din virksomhed ved for eksempel at definere følgende:

• Hvad der er arbejdstid (og hvornår den begynder)
   
• Hvad der ikke er arbejdstid
   
• Hvad der skal registreres
   
• Hvornår der skal registreres
   
• Hvordan der skal registreres
   
• Hvad registreringerne bruges til, for eksempel:
  
   
  • Overvågning og kontrol i forhold til at dokumentere, at arbejdstidsreglerne overholdes
     
  • Budget- og regnskabsmæssige forhold
     
  • Overordnet styring af arbejdsopgaver mv.
     
  • Udbetaling af løn
     
  • Kontrol af medarbejderens arbejdstid i forhold til den aftalte arbejdstid.
     

Har du en medarbejderhåndbog, kan tidsregistreringspolitikken med fordel indarbejdes heri.

Tidsregistrering er også behandling af personoplysninger. Derfor skal databeskyttelsesreglerne overholdes, når din virksomhed behandler oplysninger om medarbejdernes arbejdstid. Du skal derfor blandt andet sørge for at lave en databehandleraftale med en eventuel leverandør af et tidsregistreringssystem.

Selv om det ikke er et krav i henhold til loven, at dit tidsregistreringssystem er digitalt eller leveres af en af de efterhånden mange udbydere heraf, så kan det være en fordel for dig at overveje.

Vi har allerede nu lavet en aftale med SmartTID, hvorefter medlemmer af KA kan få rabat på brug af deres system. SmartTID kan samarbejde med alle de store lønsystemer, og du kan læse mere om systemet her. Vi er samtidig i dialog med ProLøn Tid om en tilsvarende aftale.

Vil du høre mere om systemerne, er du velkommen til at kontakte Claus Andersen på tlf. 82 132 123 / clausandersen@ka.dk eller Simon Blohm Laugesen på tlf. 82 132 124 / simon@ka.dk.