Alle medarbejdere har iht. Ferieloven ret til 5 ugers ferie om året, og ferieafholdelse reguleres også i Ferieloven. Reglerne medfører som oftest mange overvejelser og spørgsmål, og det er derfor vigtigt, at du som arbejdsgiver har styr på reglerne – fx om, hvordan ferie skal varsles, om en medarbejder optjener feriegodtgørelse eller ferie med løn og ferietillæg osv.
Er ansættelsen omfattet af overenskomsten mellem KA og Det Faglige Hus, skal du dog være opmærksom på, at nogle af Ferielovens regler er fraveget heri.
Nedenfor kan du finde svar på de oftest stillede spørgsmål og overvejelser fra vores medlemmer. De optjente fridage (også kaldet feriefridage), som dine medarbejdere optjener iht. overenskomsten, er ikke omfattet af Ferieloven og er derfor beskrevet særskilt.
Vidste du, at KA har en feriegarantiordning, der giver vores medlemmer mulighed for at holde feriepengene i virksomheden? Du finder information om vores feriegarantiordning i menuen til højre.
En medarbejder optjener 2,08 dages betalt ferie per ansættelsesmåned iht. Ferieloven – og det er uanset, om medarbejderen har ferie med løn eller modtager feriegodtgørelse. Har din medarbejder været ansat i 12 måneder, har medarbejderen altså optjent 25 feriedage, svarende til 5 ugers ferie.
Ferieåret går fra 1. september til 31. august året efter (12 måneder), og medarbejderen kan afholde den optjente ferie fra 1. september til 31. december året efter (16 måneder). Medarbejderen kan altså begynde afholdelsen af sin ferie allerede måneden efter den er optjent, og er det ikke muligt at afholde alle 5 ferieuger indenfor 12 måneder, er der 4 ekstra måneder at få de sidste uger afholdt i.
En ferieuge svarer til en arbejdsuge for den pågældende medarbejder. Har du fx en medarbejder, som arbejder 4 dage om ugen, vil denne medarbejder have ret til 4 arbejdsdage fri, når der er optjent en uges ferie. En medarbejder, som arbejder flere end 5 dage om ugen i gennemsnit, vil i løbet af et ferieår have krav på 5 ugers ferie, som svarer til den faktiske arbejdstid.
For disse medarbejdere kan det synes skævt at tale om 25 feriedage, når det reelt bliver mindre eller mere end det, men så længe resultatet bliver, at medarbejderen optjener ret til 5 ugers betalt ferie pr. ferieår, som afspejler deres normale arbejdstid, er optjeningen sket korrekt. I sådanne tilfælde kan det være en hjælp at opgøre medarbejdernes ferie i timer i stedet for kalenderdage; dvs. medarbejderne skal både optjene og afvikle deres ferie i timer. Alternativt kan man anvende omregningsmetoden. Hvis din medarbejder fx arbejder fire dage om ugen, bliver en feriedag omregnet, så den udgør 1,25 (5/4) pr. dag, og hvis din medarbejder arbejder to dage om ugen, vil en feriedag udgøre 2,5 (5/2) pr. dag.
Selvom en medarbejder ikke har optjent ret til betalt ferie i din virksomhed – fx fordi medarbejderen er nyansat – har alle lønmodtagere ret til 5 ugers fravær fra arbejde i hver ferieafholdelsesperiode. Hvis medarbejderen ønsker at afholde ferie, som ikke er optjent i din virksomhed, afholdes ferien uden betaling fra dig som arbejdsgiver. Ofte vil medarbejderen have optjent feriepenge fra en tidligere arbejdsgiver, der kan bruges til at betale disse feriedage, og som medarbejderen kan søge udbetalt via FerieKonto.
For dig som arbejdsgiver er det altså vigtigt at huske på, at dine medarbejdere har ret til de 5 ugers fravær i perioden fra den 1. september til den 31. december i det følgende år – også selv om de ikke endnu har optjent ret til betaling under dette fravær under ansættelsen hos dig.
Medarbejderens ret til 5 ugers ferie knytter sig til ferieafholdelsesperioden for den konkrete medarbejder – ikke til ansættelsesforholdet. Dvs., hvis medarbejderen har afholdt ferie hos en tidligere arbejdsgiver, inden medarbejderen starter sit job i din virksomhed indenfor samme ferieafholdelsesperiode, vil medarbejderen fortsat kun have ret til at afholde 5 ugers ferie i den igangværende ferieafholdelsesperiode. Det er din medarbejder, som skal oplyse dig, hvor meget ferie, medarbejderen mangler at afholde i perioden.
Din medarbejder har ret til 15 dages (3 ugers) ferie i sammenhæng i det, der kaldes hovedferieperioden, som løber fra den 1. maj til den 30. september.
De resterende 10 dage (2 uger) kaldes for restferie. Restferie skal som udgangspunkt afholdes med 5 dage ad gangen, men kan også placeres som enkelte dage. Restferie kan placeres i hele ferieåret.
Er medarbejderen ansat på et tidspunkt på året, hvor det ikke er muligt for medarbejderen at optjene 3 ugers betalt ferie til afholdelse i hovedferieperioden, har medarbejderen ret til at afholde hele den ferie, der optjenes, i sammenhæng i hovedferieperioden.
Er medarbejderen beskæftiget med udendørs planteavl, har medarbejderen iht. overenskomsten mellem KA og Det Faglige Hus ret til mindst 10 dages sammenhængende ferie i hovedferieperioden fra 1. maj til 30. september. Heraf skal mindst 5 dage gives i tiden fra den 1. maj til den 31. oktober.
Det korte svar er, at du som arbejdsgiver ikke kan kræve, at din medarbejder kun afholder 2 ugers sommerferie.
Din medarbejder har ret til at holde mindst 3 ugers optjent betalt ferie i sammenhæng i hovedferieperioden, som er perioden fra den 1. maj til den 30. september. Medarbejderen har altså ikke pligt til at holde 3 uger i sammenhæng, men har ret til det. Hvis medarbejderen ikke ønsker at holde 3 ugers ferie til sommer, så behøver medarbejderen altså ikke. Det er dog altid medarbejderens valg og ikke noget, du som arbejdsgiver kan bestemme.
Der kan være situationer, hvor ferieplanen ikke går op med medarbejderens sommerferieønsker. Hvis fx 10 ud af 12 medarbejdere ønsker hovedferie de samme 3 uger, og virksomhedens drift ikke kan holde til, at alle 10 medarbejdere holder sommerferie i netop disse 3 uger, så kan du som arbejdsgiver indgå aftaler med dine medarbejdere. Måske en medarbejder hellere vil holde 2 sammenhængende ugers sommerferie og holde den sidste uge i maj, end at få sine 3 ugers sammenhængende ferie i maj eller august. Alternativet er nemlig, at du som arbejdsgiver kan placere medarbejdernes sommerferie i hele perioden fra 1. maj til 30. september, så længe du overholder fristerne for at varsle ferie.
Som arbejdsgiver kan du altså ikke kræve, at dine medarbejdere kun holder 14 dages sommerferie i sammenhæng, men du og medarbejderne kan sammen aftale det.
Hvis en medarbejder ønsker at gemme sine 3 uger til fx oktober – måske fordi medarbejderen skal på en længere udenlandstur – kan det aftales, at medarbejderen ikke holder de 3 uger i sammenhæng i hovedferieperioden. Vi anbefaler, at du laver sådan en aftale på skrift. Det kan fx være en mail eller en sms, hvor du bekræfter medarbejderens ønske.
Undtaget herfra er medarbejdere, som er beskæftiget med udendørs planteavl. Iht. overenskomsten mellem KA og Det Faglige Hus har disse medarbejdere ret til mindst 10 dages sammenhængende ferie i hovedferieperioden fra den 1. maj til den 30. september. Heraf skal mindst 5 dage gives i tiden fra den 1. maj til den 31. oktober.
Du kan med fordel have varslingsreglerne for øje, når du skal indhente ferieønsker. Det giver dig en fordel, hvis du får behov for at bestemme placeringen af en eller flere medarbejderes ferie.
Du kan varsle dine medarbejderes hovedferie (3 ugers sommerferie) til afholdelse med 3 måneders varsel, mens restferie (de sidste 2 uger) kan varsels med 1 måned.
I forbindelse med hovedferien er det derfor særlig vigtigt, at du i god tid indhenter dine medarbejderes ønsker til ferien. Det er nemlig et krav, at du i samarbejde med dine medarbejdere fastlægger en plan for sommerferieafholdelse, og ved at være tidligt ude har du mulighed for at planlægge virksomhedens drift og så vidt muligt imødekomme dine medarbejderes ønsker – men samtidig har du altså også mulighed for at varsle ferieafholdelse, hvis ferieplanlægningen ikke kan gå op ud fra medarbejdernes ønsker.
Hvis du vil have størst mulig fleksibilitet med hensyn til placering af sommerferien, skal sommerferieplanen være på plads 3 måneder inden 1. maj, hvor hovedferieperioden begynder. Planen skal altså allerede være klar ved udgangen af januar, hvis du skal have mulighed for at varsle ferie til afholdelse den 1. maj.
Restferiedagene er ikke bundet til nogen specifik afholdelsesperiode. Disse dage kan afholdes både i hovedferieperioden og i den øvrige ferieafholdelsesperiode fra den 1. september til den 31. december i det efterfølgende år – altså 16 måneder. Restferien kræver derfor ikke nær så stor tidsmæssig planlægning som i forbindelse med hovedferien.
Hvis du og dine medarbejdere kan blive enige om at indgå en aftale om ferieafholdelse med kortere varsel eller på andre tidspunkter, end hvad reglerne lægger op til, kan I naturligvis gøre det. Du bør som sagt bare være opmærksom på, at de beskrevne varsler og rammer for placering skal overholdes, hvis du vil have mulighed for at beslutte, hvornår medarbejderne skal afholde deres ferie – og at få dokumentation for en aftale, hvis I indgår en aftale om at fravige fristerne for varsling.
Det er dig som arbejdsgiver, der varsler ferie til afholdelse med iagttagelse af Ferielovens varsler. Du kan varsle din medarbejders hovedferie til afholdelse med 3 måneders varsel og restferie med 1 måneds varsel.
Det er derfor særlig vigtigt i forbindelse med hovedferien, at du i god tid indhenter din medarbejders ønsker til ferien, så du har mulighed for at planlægge driften og imødekomme dine medarbejders ønsker så vidt muligt.
Det er også muligt at lave gensidige aftaler om ferieafholdelse med kortere varsel. I det tilfælde skal du dog være enig med medarbejderen om feriens placering.
Det er dig som arbejdsgiver, der planlægger, hvornår din medarbejder kan holde ferie. Det primære hensyn i ferieplanlægningen er virksomhedens drift.
Ferieplanlægningen skal dog foregå i samarbejde med medarbejderen, da medarbejderen typisk har interesse i at afholde ferie på et bestemt tidspunkt. Det kan fx være i skolens sommerferie, hvis medarbejderen har børn, og du bør derfor imødekomme dine medarbejderes individuelle ønsker, i det omfang det er muligt.
Vi anbefaler, at du i god tid indhenter medarbejdernes ønsker til ferie, så du så vidt muligt kan planlægge driften og imødekomme medarbejdernes ferieønsker.
Ferieloven har et rekreativt formål, og derfor bærer både du og dine medarbejdere et ansvar for, at ferien bliver holdt.
4 af medarbejderens 5 ferieuger skal som udgangspunkt afholdes i løbet af ferieafholdelsesperioden. Hvis en medarbejder ikke når at afholde mere end 4 uger, kan medarbejderen enten anmode om at få udbetalt værdien af den 5. ferieuge eller få den 5. ferieuge overført til afholdelse i det næste ferieår. Uanset om ferien skal udbetales eller overføres, skal medarbejderen indgå en aftale med dig som arbejdsgiver. En sådan aftale kan indgås efter ferieoptjeningsårets udløb (altså efter den 31. august) og senest inden udløbet af ferieafholdelsesperiodens udløb (altså inden den 31. december).
Vær opmærksom på, at denne mulighed kun gælder for den 5. ferieuge, og at det i det følgende ferieår også kun vil være den 5. ferieuge, som kan overføres til året efter. Ved at overføre ferie til næste ferieår betyder altså, at medarbejderen i stedet for 5 ugers ferie har 6 ugers ferie, som skal afholdes.
Der er strengere regler for de første 4 uger netop på grund af Ferielovens formål om, at medarbejderne skal have mulighed for hvile og afslapning – det rekreative formål.
Medarbejderne kan altså som udgangspunkt ikke få udbetalt – eller overført – de første 4 ugers ferie. Der gælder dog den undtagelse, at hvis medarbejderen har været feriehindret (fx pga. barsel, adoptionsorlov, sygdom, fængselsophold, faglige arbejdskonflikter eller værnepligt), og derfor ikke har haft mulighed for at afholde al sin ferie op til den 31. december, kan den ferie, som medarbejderen ikke kan nå at holde, overføres til næste ferieperiode.
Hvis det er tilfældet, skal du som arbejdsgiver senest den 31. december i ferieafholdelsesperioden skriftligt meddele den, der skal udbetale feriebetalingen, at ferien overføres.
Skyldes feriehindringen sygdom eller orlov efter Barselsloven, og består feriehindringen fortsat frem til udgangen af den følgende ferieafholdelsesperiode, kan feriebetalingen i stedet udbetales til medarbejderen.
Har medarbejderen ikke afholdt sine 4 ugers ferie ved ferieafholdelsesperiodens udløb, og har der ikke været en feriehindring, som kan begrunde overførsel eller udbetaling, fortabes værdien af den ikke-afholdte ferie. I det tilfælde skal værdien af løn (og ferietillæg, hvor det er aktuelt) for de feriedage, medarbejderen ikke har afholdt, indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond senest den 15. november efter ferieafholdelsesperioden.
Hvis du har en medarbejder, som ikke har været feriehindret, men som ikke har lyst til at holde ferie, bør du som arbejdsgiver opfordre din medarbejder til at holde ferie, varsle feriens placering eller orientere din medarbejder om, at ferien/feriepengene går tabt for de 4 ugers feries vedkommende. Indbetaler du feriepenge til FerieKonto, skal du være opmærksom på, at medarbejderen kan hæve sine feriepenge, selvom medarbejderen reelt ikke afholder ferien. Det giver dig en dobbeltudgift i de uger, som medarbejderen bare får udbetalt, uden at afholde ferie, da medarbejderen i så fald både vil modtage sine feriepenge og samtidig vil få løn fra dig.
En medarbejder har ikke pligt til at påbegynde sin ferie, hvis medarbejderen er syg inden ferien påbegyndes. Det betyder altså også, at selvom medarbejderen når at blive rask inden udløbet af den planlagte ferie, så er medarbejderen ikke forpligtet til at holde resten af den planlagte ferie.
En medarbejders ferie begynder ved normal arbejdstids begyndelse fx mandag kl. 8.00, og slutter ved arbejdstids ophør den sidste feriedag fx fredag kl. 16.00. Medarbejderen skal sygemelde sig på sædvanlig vis, inden arbejdstids begyndelse på den første feriedag, hvis medarbejderen vil undgå at bruge ferie under sygdom. Medarbejderen skal holde dig orienteret om sygdomsforløbet ligesom normalt, når der sker sygemelding.
Hvis medarbejderen bliver rask inden udløbet af den planlagte ferie, skal medarbejderens orientere dig, om medarbejderen kommer tilbage på arbejde eller afholder resten af ferien i den oprindeligt planlagte ferie. Hvis du som arbejdsgiver ønsker lægedokumentation, kan du, hvis din virksomhed er omfattet af overenskomsten mellem KA og Det Faglige Hus, kræve det efter 4 dage, og du skal afholde omkostningen i den forbindelse.
En medarbejder, som bliver syg under sin ferie, har mod lægelig dokumentation ret til erstatningsferie efter 5 sygedage under ferie i ferieåret. Måske var medarbejderen syg 2 dage i vinterferien og 6 dage i sommerferien. Så har medarbejderen altså krav på 2 erstatningsferiedage fra sommerferien, idet medarbejderen først får erstatningsferie for dage ud over de 5 dage i ferieåret.
Medarbejderen skal sygemelde sig på sædvanlig vis og på eget initiativ fremskaffe lægelig dokumentation for sygdommen, som medarbejderen i denne situation selv afholder udgiften til. Opgørelsen af evt. ret til erstatningsferie starter altså først fra den dag, hvor medarbejderen meddeler sygdommen til dig, medmindre manglende meddelelse på et tidligere tidspunkt ikke kan bebrejdes medarbejderen, fx fordi sygdommen er så alvorlig, at det ikke kan lade sig gøre.
Kan erstatningsferien ikke afholdes i ferieafholdelsesperioden pga. sygdom, holdes ferien i den efterfølgende ferieafholdelsesperiode. I denne situation kan man overveje overførsel af ferie eller udbetaling af den 5. ferieuge.
En medarbejder, der har optjent mindre end 5 ugers ferie, har ret til erstatningsferie for et forholdsmæssigt færre antal sygedage.
Ferieloven fastsætter, om din medarbejder enten skal have ferie med løn og ferietillæg eller feriegodtgørelse.
Hvis din medarbejder får fuld løn under sygdom og på søgnehelligdage og har et opsigelsesvarsel på minimum en måned, skal din medarbejder have ferie med løn og ferietillæg. Dette er typisk gældende for funktionærer.
Hvis din medarbejder ikke opfylder alle disse tre betingelser, skal din medarbejder have feriegodtgørelse på 12,5%. Det gælder typisk for ikke-funktionærer.
Du kan som udgangspunkt ikke fravige Ferielovens regler for, om din medarbejder optjener ret til feriegodtgørelse eller ferie med løn og ferietillæg. Er ansættelsesforholdet omfattet af en overenskomst, kan overenskomsten dog indeholde bestemmelser, der giver mulighed for at fravige Ferielovens udgangspunkt.
Hvis ansættelsesforholdet er omfattet af overenskomsten mellem KA og Det Faglige Hus, har du mulighed for at aftale med din medarbejder, at medarbejderen får feriegodtgørelse på 12,5% i stedet for ferie med løn.
Din medarbejder kan både iht. Ferieloven og overenskomsten kræve feriegodtgørelse med 12,0% i stedet for ferie med løn. Medarbejderen skal give besked om dette inden optjeningsårets begyndelse.
Din medarbejders løn under ferie skal være den sædvanlige og fast påregnelige løn på ferietidspunktet. Hvis din medarbejder har personalegoder, som medarbejderen ikke råder over i ferien, tillægges værdien af disse goder. Faste tillæg som forskudstidstillæg, vagttillæg, rådighedstillæg og lignende medregnes også i ferielønnen.
Hvis medarbejderens gennemsnitlige arbejdstid eller arbejdsomfang har ændret sig fra optjeningstidspunktet til ferieafholdelsesperioden, så reguleres lønnen. Lønmodtageren har ret til løn under ferien i forhold til den normale daglige eller ugentlige arbejdstid eller arbejdsomfang på optjeningstidspunktet.
De medarbejdere, som modtager løn under ferie, har ret til ferietillæg.
Tillægget udgør en kompensation til lønmodtagerne, fordi løn under ferie ikke svarer 100% til den feriegodtgørelse på 12,5%, som andre modtager. Tillægget er altså en udligning af den forskel, der er på de to betalingsmetoder. Derfor betales tillægget ikke til de medarbejdere, som modtager feriegodtgørelse.
Størrelsen på tillægget er minimum 1% af medarbejderens ferieberettigede løn, men det kan være aftalt større i nogle overenskomster eller individuelt mellem dig og din medarbejder. Iht. overenskomsten mellem KA og Det Faglige Hus udgør tillægget 1,5% af den ferieberettigede løn.
Ferietillægget kan udbetales på følgende to måder:
Du kan udbetale ferietillægget:
løbende, når medarbejderen holder ferie
eller du kan udbetale tillægget to gange årligt; nemlig med maj-lønnen og med august-lønnen.
Hvis du udbetaler tillægget to gange årligt, vil første betaling dække perioden fra 1. september til 31. maj, og anden betaling vil dække perioden fra 1. juni til 31. august.
Du vælger selv, hvilken af de to muligheder, du vil benytte sig af i din virksomhed.
En fordel ved at vælge den sidste model er, at der så kun skal udbetales ferietillæg 2 gange om året, og at du, på de tidspunkter, hvor ferietillægget skal udbetales, kender den lønsum, som ferietillægget skal beregnes af. Der kan dog være særlige forhold i din virksomhed som gør, at den første model passer bedre til dine medarbejdere.
En medarbejder har ret til at holde 5 ugers ferie om året – også selvom der ikke er optjent ret til betalt ferie i din virksomhed. Desuden kan du og medarbejderen også lave aftaler om ferieafholdelse uden løn ud over de årlige 5 uger, hvis begge parter er enige om det.
Hvis din medarbejder modtager en fast månedsløn, skal du fradrage 4,8 % af månedslønnen pr. feriedag.
Timelønnede medarbejdere skal blot modtage løn for de timer, de arbejder, og så kan de trække deres feriegodtgørelse fra Feriekonto, når de afholder ferie.
Uanset hvordan din medarbejder aflønnes, er det altid en god idé at notere ferieafholdelsen på medarbejderens lønseddel. Mange lønsystemer har et ferieregnskab i bunden af lønsedlen, men det er ikke altid nemt for medarbejderen at gennemskue. Det er til gengæld relativt simpelt at tilføje en linje på lønsedlen, hvor der står, at der er afholdt x antal feriedage i lønperioden.
Du kan godt varsle ferie til afholdelse i en opsigelsesperiode, så længe Ferielovens varsler og antallet af feriedage kan holdes inden for opsigelsesperioden. Hvis det ikke er muligt, kan du ikke bede medarbejderen holde ferie, medmindre du forlænger opsigelsesperioden med antallet af feriedage.
Hvis du kan opnå enighed med din medarbejder, kan I dog indgå en gensidig aftale om afholdelse af ferie i opsigelsesperioden, uanset om varslerne kan overholdes eller ej. Sørg i så fald for at have skriftlig dokumentation for sådan en aftale.
Vær også opmærksom på, at hvis du inden opsigelsen har varslet hovedferie til afholdelse, så bortfalder ferien, hvis du opsiger medarbejderen. Du må derfor varsle ferien på ny eller indgå aftale med medarbejderen om ferieafholdelse.
Hvis medarbejderen selv opsiger sin stilling, så fastholdes allerede planlagt hovedferie, medmindre du aftaler andet med medarbejderen.
Hvis du fritstiller en medarbejder i en opsigelsesperiode, er det automatisk et pålæg om at afholde ferie i videst muligt omfang. Du behøver altså ikke udtrykkeligt varsle ferien til afholdelse i forbindelse med en fritstilling. Ferielovens varsel samt antallet af feriedage skal dog kunne rummes inden for fritstillingsperioden.
Hvis medarbejderen er fritstillet i to måneder, og der skal afholdes restferie, kan det altså godt lade sig gøre, fordi restferie skal varsles med en frist på en måned.
Hvis medarbejderen derimod har hovedferie til gode i fritstillingsperioden, kan varslet og feriedagene ikke rummes i de to måneders fritstilling, og du vil som udgangspunkt skulle tåle, at medarbejderen ikke afholder ferie. Du og medarbejderen kan dog indgå aftale om, at ferien alligevel afholdes i en fristillingsperiode, som er for kort til automatisk at betragte ferien som afholdt. Det kræver blot enighed mellem dig og medarbejderen, og vi anbefaler, at du får lavet skriftlig dokumentation for aftalen.
I overenskomsten mellem KA og Det Faglige Hus kan opsigelse fra din side ikke ske under ferie for så vidt angår ikke-funktionærer .
Hvis du ikke er omfattet af en overenskomst, kan du som udgangspunkt godt opsige din medarbejder, mens medarbejderen holder ferie. Der kan dog være situationer, hvor der kan opstå tvivl, om opsigelsen er ”kommet frem”; fx hvis du ved, at medarbejderen er bortrejst og ikke har adgang til postkassen. Kontakt gerne KA for rådgivning i disse situationer.
Alsvej 7, DK-8940 Randers SV
Mail: ka@ka.dk
Tlf.: +45 82 132 132