Med virkning fra 1. juli 2024 skal du som arbejdsgiver sørge for, at dine medarbejdere registrerer deres samlede daglige arbejdstid. På nogle virksomheder har man længe anvendt tidsregistrering – fx for timelønnede medarbejdere – og på andre har tidsregistrering indtil nu været overflødigt, fordi medarbejderne arbejder efter en helt fast vagtplan.
Arbejdstidslovens nye krav om tidsregistrering giver anledning til en del spørgsmål, og herunder har vi samlet svar på de spørgsmål, som vi oftest bliver stillet. Finder du ikke svar på dit spørgsmål her, eller er der behov for en uddybning af et eller flere svar, er du altid meget velkommen til at kontakte vores juridiske afdeling.
Formålet er at sikre overholdelse af 11-timers reglen, reglen om ugentligt fridøgn og 48-timers reglen.
Formålet er desuden at ensrette de danske regler med EU-retten, og baggrunden for lige netop Arbejdstidsloven er en dom, som blev afsat af EU-Domstolen den 14. maj 2019 i sagen C-55/18, CCOO. I denne dom pålagde EU-Domstolen ganske enkelt alle arbejdsgivere at indføre et ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt” arbejdstidsregistreringssystem.
I loven stilles der krav om, at tidsregistrering skal være:
Du skal altså sørge for, at dine medarbejderes daglige arbejdstid registreres på en måde, så hver enkelt medarbejder kan gå tilbage og se egne tidsregistreringer. For fratrådte medarbejdere gælder, at de har krav på at få udleveret deres tidsregistreringer efter ansættelsens ophør, hvis de beder om det.
Du skal opbevare alle tidsregistreringer i 5 år efter udløbet af den periode, som er grundlaget for den pågældende medarbejders gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Hvor lang den periode er, afhænger altså af, hvordan arbejdstiden opgøres for den enkelte medarbejder. Er du i tvivl, kan du altid kontakte os for nærmere vejledning.
Kravet om tidsregistrering gælder for alle lønmodtagere. Arbejdstidslovens § 2 definerer lønmodtagere som en person, der modtager vederlag for udførelse af personligt arbejde i tjenesteforhold.
Det måske nok mest interessante – og oftest stillede – spørgsmål er, hvem er undtaget fra kravet om tidsregistrering. Det nemme svar er direktører. Derudover omtaler lovens § 1, stk. 6, de såkaldte ”selvtilrettelæggere” som undtagelse.
Loven er desværre ikke særlig specifik omkring definitionen af ”selvtilrettelæggere”, og det er derfor vores anbefaling, at du kontakter os, hvis du mener at have en eller flere selvtilrettelæggere på din virksomhed. Betingelserne i Arbejdstidsloven for at være undtaget fra kravet om tidsregistrering er:
SAMT
Det er særligt vigtigt at være opmærksom på, at disse betingelser skal gælde for hele arbejdstiden.
Har du joblønnede medarbejdere ansat, skal det understreges, at medarbejderen ikke pr. automatik er selvtilrettelægger, blot fordi medarbejderen er joblønnet, idet begrebet ”jobløn” blot er en betalingsregel.
Som udgangspunkt skal joblønnede medarbejdere altså også registrere deres arbejdstid, medmindre de opfylder betingelserne for undtagelse, som er beskrevet ovenfor.
Så længe dit system til tidsregistrering er ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt”, er der faktisk metodefrihed. Der stilles altså ikke krav om, at du skal investere i et dyrt digitalt system, hvis det ikke er det behov, din virksomhed har.
Hvis du fx foretrækker et simpelt excelark eller timesedler på papir, som medarbejderne kan tilgå, vil det godt kunne lade sig gøre – så længe det er objektivt, pålideligt og tilgængeligt. I forhold til tilgængeligheden skal du blot være opmærksom på, at tidsregistreringer er personoplysninger, som ikke må være tilgængelige for alle; dvs. en papir-timeseddel skal ikke hænge på opslagstavlen i frokoststuen med alle medarbejderes tidsregistreringer på.
Vælger du et digitalt tidsregistreringssystem, er det værd at tænke ind, at du formodentlig vil kunne spare en del administration på lønindberetning, da de fleste tidsregistreringssystemer kan sættes op til automatisk at overføre medarbejdernes oplysninger til dit lønsystem.
Loven indeholder ingen specifikke krav til, hvor ofte arbejdstiden skal registres – bortset fra, at registreringen skal være objektiv og pålidelig. Det er derfor op til dig at fastlægge, hvordan det giver bedst mening for dine medarbejdere i din virksomhed. Er det mest oplagt med daglig registrering, vil du godt kunne kræve registrering af faktisk klokkeslæt, når medarbejderne møder ind og går hjem. Det er til gengæld urealistisk, hvis du kun kræver, at arbejdstiden registreres én gang om ugen.
Loven stiller nemlig heller ikke krav til, hvorvidt arbejdstiden registreres på klokkeslæt eller bare som et opsummeret timetal. Her kan du altså vælge den løsning, som passer bedst for dig. Det er faktisk tilstrækkeligt, at den samlede arbejdstid registreres.
Du kan også vælge et system, hvor dine medarbejderen kun skal registre afvigelser fra den planlagte eller aftalte arbejdstid. Det forudsætter naturligvis, at planlagt eller aftalt arbejdstid er lagt ind i systemet på forhånd, og at din tidsregistreringspolitik pålægger medarbejderne at registrere afvigelser.
Det vigtigste er, at du får fastlagt nogle retningslinjer, som passer til din virksomhed, og får dem kommunikeret ud til medarbejderne.
Der er ikke en systemanbefaling, som passer til alle. Du bør overveje, hvilke ønsker og behov du har, før du begynder at kigge på de mange valgmuligheder.
Vi har lyttet til erfaringerne hos flere af vores medlemmer, som har benyttet sig af digitale tidsregistreringssystemer forud for lovens indførelse, og på den baggrund anbefaler vi disse systemer:
SmartTid er et simpelt system, hvor du – afhængig af dine ønsker til systemets indhold og funktioner – faktisk kan komme i gang udelukkende ved brug af SmartTid App’en. SmartTid tilbyder integration til alle gængse lønsystemer med pakkeløsninger i 3 forskellige prisklasser. Læs mere om SmartTid under “Nyttige links”.
Proløn Tid er et mere avanceret system, hvor du fx har mulighed for at lægge medarbejdernes vagtplan ind og sætte systemet op, så vagtbytte også registreres. Proløn Tid har tilbyder ligeledes integration til alle gængse lønsystemer, og prisen fastsættes på baggrund af dine individuelle ønsker og behov. Læs mere om Proløn Tid under “Nyttige links”.
Har du gode erfaringer med et andet tidsregistreringssystem, som du gerne vil dele med andre KA-medlemmer, hører vi meget gerne fra dig.
Som KA-medlem får du 10% rabat på den faste månedsbetaling. Du skal blot huske at oplyse dit KA-medlemsnummer til SmartTid.
Rabataftalen gælder også for dig, som måske har været kunde hos SmartTid forud for vores indgåelse af denne aftale. Du skal blot være opmærksom på, at hvis du har været kunde hos SmartTid gennem mange år, så kan du allerede have en pris i dag, hvor det ikke kan svare sig for dig at benytte rabatten, da den gives på de nugældende priser. Kontakt SmartTid, hvis du vil undersøge, om rabatten giver fordele for dig og dit eksisterende abonnement.
Er du i tvivl om dit KA-medlemsnummer, så kontakt endelig vores medlemsafdeling eller juridsk afdeling.
Eftersom det er dit ansvar, at dine medarbejdere får registreret deres arbejdstid i overensstemmelse med loven, er det vigtigt, at du får kommunikeret retningslinjerne klart og tydeligt ud til dine medarbejdere. Vi anbefaler, at du skriver retningslinjerne ned. Har du en medarbejderhåndbog, kan retningslinjerne med fordel indarbejdes heri, og ellers anbefaler vi, at du udarbejder en særskilt tidsregistreringspolitik. Du kan finde en skabelon til en sådan politik i menuen til højre.
Uanset om du beskriver retningslinjerne det ene eller det andet sted, bør det fremgå tydeligt, at manglende overholdelse vil få ansættelsesretlige konsekvenser i form af advarsel og efter omstændighederne opsigelse.
For at kunne håndhæve retningslinjerne er det lige så vigtigt, at du sørger for at påtale manglende overholdelse straks. Medmindre der er tale om grov misligholdelse anbefaler vi, at du starter med en mundtlig påtale og derefter udleverer en advarsel. For at sikre dine muligheder bedst muligt, hvis medarbejderen ikke forbedrer sig efter advarslen, anbefaler vi altid, at du kontakter os og får hjælp til udfærdigelse af både advarsel og en evt. opsigelse.
Arbejdstidsloven indeholder ingen sanktioner overfor dig som arbejdsgiver. Det betyder dog ikke, at du skal tage let på kravet, da manglende overholdelse kan få ganske alvorlige konsekvenser for din virksomhed i andre sammenhænge.
Som arbejdsgiver har du muligvis oplevet, at en af dine medarbejdere har været uenig med dig i forhold til den løn, du har udbetalt. Med indførelsen af kravet om tidsregistrering må det fremadrettet forventes, at hvis du som arbejdsgiver ikke kan fremvise dine tidsregistreringer, da vil medarbejderens egne registreringer blive lagt til grund i en evt. sag om efterbetaling. Det gælder også, hvis du af en eller anden grund ikke har fulgt op på, om medarbejderne har registreret, som de skulle.
Det er vigtigt, at du holder dig for øje, at du for samtlige medarbejdere til enhver tid skal kunne dokumentere overholdelse af 11-timers reglen, reglen om ugentligt fridøgn og 48-timers reglen.
Alsvej 7, DK-8940 Randers SV
Mail: ka@ka.dk
Tlf.: +45 82 132 132