Er fravær til lægebesøg sygdom? Hvordan er det nu, hvis din medarbejder bliver syg under sin ferie? Hvad er det lige, du må spørge ind til, når der afholdes sygefraværssamtale? Og hvornår har du egentlig som arbejdsgiver ret til at udbede dig dokumentation for, at din medarbejders fravær skyldes sygdom?
Desuden er der spørgsmålet om betaling under sygdom, som afhænger af flere faktorer, herunder om ansættelsesforholdet er omfattet af overenskomsten, og om din medarbejder er funktionær eller ikke-funktionær, hvilke individuelle ansættelsesvilkår, der er aftalt, og så har din virksomheds evt. personalepolitik naturligvis også indflydelse på dine forpligtelser og medarbejderens rettigheder.
Når din medarbejder bliver ramt af sygdom, opstår der mange spørgsmål og overvejelser, som du skal forholde dig til som arbejdsgiver. Vi har samlet svar på nogle af dem her.
Sygefravær er svært at undgå fuldstændigt. Der er dog nogle ting, du kan gøre for at forebygge, at mængden af sygefravær er højere end højest nødvendigt.
Fx kan trivsel på arbejdspladsen være en vigtig faktor, hvis du vil forebygge dine medarbejderes sygefravær. Et godt og behageligt arbejdsmiljø, både psykisk og fysisk, kan hjælpe til at motivere dine medarbejdere og skabe en større loyalitetsfølelse blandt dem – og omvendt kan et usundt og stressende arbejdsmiljø have modsat effekt.
Hvis du har mistanke om, at arbejdsmiljøet på din arbejdsplads ikke er, som du ønsker at have det, eller hvis du vil forebygge, at det går den forkerte vej, kan forskellige tiltag som fx en arbejdspladsvurdering (APV), teambuilding eller andet, som skaber større social trivsel blandt dine medarbejdere, være en vej at gå.
Husk i øvrigt at opfordre dine medarbejdere til at anvende deres sundhedssikring, hvis de er omfattet af sådan en. Den kan være med til at forebygge sygdom blandt dine medarbejdere, hvis fx fysioterapi, kiropraktor eller psykologhjælp bliver anvendt i god tid.
Sundhedssikringen er relevant i forbindelse med såvel langvarig som kortvarig sygdom og ved mindre gener i dagligdagen, som på sigt vil kunne føre til sygdom. Måske er arbejdsopgaverne fysisk hårde, så det er nødvendigt med fysioterapi med jævne mellemrum, eller måske giver mange timers skrivebordsarbejde hovedpine eller nakkespændinger, som massage kan løsne op for.
Er dine medarbejdere sundhedsforsikret – fx gennem Dansk Sundhedssikring som en del af vores pensionsaftale med Velliv – har de mulighed for at gøre brug af en lang række tilbud, som kan hjælpe dem både til at forebygge og behandle opstået sygdom.
Sundhedssikringen dækker bl.a. behandlinger på privathospital, konsultation og forundersøgelse, medicinsk og kirurgisk behandling, efterkontrol og genoptræning eller behandlinger hos en kiropraktor, fysioterapeut, akupunktør, zoneterapeut, diætist, psykolog eller en massør. Det er ikke afgørende for brug af forsikringen, at der er ventetid i det offentlige, og den gælder både behandlingsbehov, der er opstået i arbejdstiden og fritiden.
Både for dine medarbejderes egen skyld og for virksomhedens anbefaler vi, at du en gang imellem minder dine medarbejdere om, at de er omfattet af sundhedssikringen. Medarbejderne vil sandsynligvis opleve, at du passer godt på dem, og du mindsker i øvrigt risikoen for sygefravær, hvis de sørger for at passe på sig selv. Sundhedsforsikringen, som er indeholdt i vores pensionsaftale med Velliv, kan medarbejderne benytte sig af, så snart første indbetaling til pensionsordningen er gennemført. Benytter du en anden pensionsordning, kan der være andre vilkår for ikrafttrædelse af sundhedsforsikringen.
Kontakt KA eller Dansk Sundhedssikring, hvis du har spørgsmål til dine medarbejderes dækning.
Uanset hvor meget sygefravær, der er i en virksomhed, er det en fordel at registrere og holde øje med det løbende, så du kan handle, hvis der viser sig nogle mønstre, eller hvis sygefraværet begynder at stige. Hvis det skyldes en influenzaepidemi, og så er der jo ikke meget at gøre, men det kan også have rod i noget andet, og i det tilfælde er det nemmere at opdage tendensen, hvis du løbende holder øje med fraværet.
Løbende registrering af omfanget af medarbejdernes sygefravær kan også være en stor hjælp, hvis du skal danne dig et overblik over, hvor mange sygedage, en medarbejder har haft, af hensyn til beregning af sygeløn eller sygedagpenge, anvendelse af 120-dagesreglen eller andet, hvor opgørelsen af antallet af sygefraværsdage er afgørende.
Hvis du ikke allerede har et system til registrering af sygefravær, er det vores klare anbefaling, at du får indført det. Med det nye krav om tidsregistrering vil registrering af sygefravær blive mere oplagt, men ellers kan en simpel kalender med notering af sygefraværet for medarbejderne være en løsning.
Det er dit ansvar som arbejdsgiver at melde medarbejderens sygefravær til Kommunen uanset, om medarbejderen har krav på betaling under sygdom fra dig eller ej.
Du skal melde fraværet via virk.dk. Vær særligt opmærksom på fristerne for at melde fraværet, som varierer alt efter din betalingsforpligtelse:
Det er vigtigt at overholde disse frister. Konsekvensen ved at overskride dem er, at du mister adgangen til at modtage sygedagpengerefusion, indtil der er sket en gyldig registrering. Det kan altså være en betydelig sum penge, virksomheden mister, hvis ikke fristerne overholdes.
Vores anbefaling er derfor, at du indberetter sygefravær efter hver lønkørsel (medmindre du har indberettet fx 6 ugers sygefravær på medarbejderen). På den måde sikrer du, at du ikke overskrider anmeldelsesfristen.
Når en medarbejder skal til et rutinemæssigt kontrolbesøg ved læge eller tandlæge, og der altså ikke er en konkret sygdom, der skal undersøges eller behandles, er der ikke tale om sygdom. Det samme gælder, hvis medarbejderen skal have foretaget et kosmetisk indgreb eller andet, der ikke udspringer af hensyn til helbredet. Den slags lægebesøg mv. kan du altså bede dine medarbejdere om at planlægge udenfor normal arbejdstid. Hvis det ikke kan lade sig gøre, fordi lægehuset har korte åbningstider, medarbejderen har lang transporttid, eller behandlingen vil tage flere dage, kan der indgås aftaler om, at medarbejderen gives egenbetalt frihed, afspadsering, ferie eller en feriefridag.
Til gengæld er der tale om sygdom i ansættelsesretlig forstand, når medarbejderen skal til læge, tandlæge, speciallæge, fysioterapeut mv. som en del af et behandlings- eller genoptræningsforløb i forbindelse med sygdom eller skader.
Den slags bør planlægges, så det generer driften mindst muligt, men hvis en speciallæge kun har besøgstid midt i medarbejderens arbejdstid, er der ikke meget at gøre ved det. Det må du som arbejdsgiver tåle, selv om det kan være ubelejligt.
En sygefraværspolitik har til formål at skabe klarhed og ensartethed vedrørende håndteringen af sygefravær. Det kan også hjælpe til at gøre det klart for dine medarbejdere, hvad du forventer af dem og hvornår.
Sygefraværspolitikken kan fx indeholde retningslinjer for:
Det er vigtigt, at der er gennemsigtighed om, hvad en sygemeldt medarbejder kan forvente af virksomheden og omvendt. Det bidrager til etablering af klare forventninger og en mere effektiv håndtering af sygefraværssituationer, og samtidig giver det en tryghed for både dig og dine medarbejdere, at der er klare retningslinjer for, hvordan sygefravær håndteres.
Det er oplagt at have sygefraværspolitikken indskrevet i virksomhedens medarbejderhåndbog, hvis der findes en sådan. Ellers hjælper vi gerne med udarbejdelsen heraf. Kontakt KA, hvis vi skal lave en medarbejderhåndbog til dig, eller hvis du vil have et tjek af en håndbog, du allerede har liggende.
En tro- og loveerklæring er medarbejderens kvittering for, at fraværet fra arbejde skyldes sygdom. Erklæringen kan underskrives under ansvar efter Straffelovens § 279, som omhandler bedrageri.
Det er dig som arbejdsgiver, der skal udlevere den tro- og loveerklæring, som du ønsker, at medarbejderen skal underskrive. Vi har udarbejdet en tro- og loveerklæring, som du er velkommen til at gøre brug af. Du finder den i menuen til højre.
Det er gratis at indhente en tro- og loveerklæring, men vær opmærksom på, at det kun er medarbejderens egen udtalelse om eget helbred. Der er altså ikke en læge inkluderet i processen med denne type dokumentation.
En friattest er lægens kvittering for, at medarbejderen er fraværende pga. sygdom. Der er ikke nogen formkrav til friattester, og derfor kan det variere, hvor fyldestgørende oplysninger, du modtager.
Lægen skal ikke oplyse om diagnoser eller sygdomsspecifikke helbredsoplysninger i en friattest. Hvis medarbejderen har genoptaget arbejdet, skal lægen afvise at udarbejde friattesten, da der udelukkende kan tages stilling til aktuelt sygefravær.
Hvis der er specifikke forhold, du gerne vil bede lægen tage stilling til, er det en god idé, hvis du laver en skriftlig anmodning om en friattest, som medarbejderen kan tage med til lægen. Her kan du oplyse, hvilke forhold, du ønsker, at lægen forholder sig til. Du kan fx skrive i anmodningen, hvilken periode lægen skal forholde sig til, og et skøn over tidsperspektivet for fortsat sygdom.
Mulighedserklæringen har erstattet det, der tidligere hed en lægeerklæring. En mulighedserklæring er en todelt erklæring, hvor du og medarbejderen udfylder første halvdel sammen, hvorefter medarbejderen tager erklæringen med til lægen, som udfylder anden halvdel på baggrund af jeres besvarelse.
Formålet med en mulighedserklæring er at sætte fokus på de begrænsninger, medarbejderen har i forhold til sin arbejdsfunktion, og få lægens vurdering af jeres forslag til, hvordan medarbejderen kan fastholdes i sit arbejde. Lægen kommer med en vurdering af arbejdsforholdene og evt. skånehensyn, der bør tages til medarbejderen samt fraværets forventede varighed og omfang. Vær opmærksom på, at du ikke krav på at få oplysning om, hvad medarbejderen fejler, men du har krav på at få at vide, hvad medarbejderen kan eller ikke kan i forhold til medarbejderens stilling i din virksomhed.
Du finder mulighedserklæringen på Arbejdsmarkedsstyrelsen hjemmeside (se link i menuen til højre). Her finder du også en vejledning til mulighedserklæringen, som også beskriver, hvordan den skal anvendes.
En tro- og loveerklæring kan udelukkende bruges til dokumentation for medarbejderens egen udtalelse om sygefraværet. Denne har derfor begrænset værdi, medmindre det eneste, du har behov for, er dokumentation for, at medarbejderen selv fortæller, at han/hun er for syg til at passe sit arbejde.
En friattest er oplagt at anvende, når du har en medarbejder, som sygemelder sig i sin opsigelsesperiode eller under ferie, eller som opfølgning på en tidligere indhentet mulighedserklæring for at få status på et senere tidspunkt. Den kan også anvendes, hvis du har mistanke om, at medarbejderen ikke reelt er syg, eller hvis medarbejderen er for syg til at deltage i den samtale for at kunne udfylde en mulighedserklæring.
En mulighedserklæring er oftest benyttet ved længerevarende sygdomsforløb, til vurdering af skånebehov for fleksjobbere, eller i andre situationer, hvor du på længere sigt har behov for indsigt i nogle forhold vedr. medarbejderens helbredsmæssige udfordringer i relation til arbejdet. Mulighedserklæringen skal hjælpe til at fastholde medarbejderen i sit arbejde og er derfor ikke oplagt at bruge i opsigelsesperioder eller ved korte sygdomsforløb.
Mange er af det indtryk, at man som arbejdsgiver ikke må kontakte sine sygemeldte medarbejdere. Det er ikke helt rigtigt.
En sygemeldt medarbejder skal naturligvis ikke stilles en masse arbejdsrelaterede spørgsmål, så de i virkeligheden bare ender med at arbejde hjemmefra. Men hvis du som arbejdsgiver har nogle relevante spørgsmål i relation til deres sygefravær, skal du ikke være bange for at henvende dig for at få svar. Ikke nok med, at det er tilladt, at du kontakter dem, så har du faktisk også en pligt til det ved længerevarende sygefravær. Inden, der er gået 4 uger, skal du nemlig have afholdt en sygefraværssamtale. Hvad den går ud på, kan du læse mere om nedenfor.
Når dine medarbejdere er sygemeldt, har de samtidig en forpligtelse til at holde dig opdateret på, hvornår de forventer at vende tilbage til arbejde. Faktisk skal de allerede på sygemeldingstidspunktet fortælle dig det, hvis de ved, hvor længe, de forventer at være fraværende – fx hvis de skal i et behandlingsforløb. Hvis der løbende sker forandringer mht. det forventede fravær, skal de også oplyse dig om det. Der vil altså helt naturligt være en form for dialog mellem dig og dine sygemeldte medarbejdere, som er nødvendig for, at I hver især kan varetage jeres forpligtelser i forbindelse med fraværet.
Indholdet af jeres samtaler – og intervallet mellem dem – bør dog holdes til, hvad der er nødvendigt og sagligt for, at du kender de relevante faktuelle omstændigheder. Det er fx ikke relevant for dig at vide, hvad medarbejderen konkret har af sygdom, og det er sandsynligvis ude af proportioner at ringe hver dag i en 6 ugers sygefraværsperiode, hvis du allerede på sygemeldingstidspunktet har fået oplyst, at medarbejderen forventer at være fraværende i 6 uger.
Brug din sunde fornuft og kontakt KA, hvis du er i tvivl om, hvad du kan have af kontakt til din sygemeldte medarbejder.
Ved længerevarende sygdomsforløb skal medarbejderen indkaldes til en såkaldt sygefraværssamtale indenfor de første 4 ugers sygdom. En sygefraværssamtale skal ses som en hjælp til både dig og medarbejderen i forhold til forventningsafstemning omkring evt. opgaveløsning forud for en fuld raskmelding. Det giver også dig det bedste grundlag for at vurdere, om der er behov for vikardækning for den sygemeldte medarbejder i forhold til den forventede varighed af sygdomsforløbet.
Det er dit ansvar at sørge for, at samtalen afholdes, og vi anbefaler derfor, at du indkalder medarbejderen skriftligt i god tid. Til samtalen skal du og medarbejderen tale om, hvordan I kan få medarbejderen bedst muligt tilbage på arbejde. Temaet for samtalen skal være sygefraværet og medarbejderens udsigter til at vende tilbage på arbejde – og altså ikke deres helbredsoplysninger. Hvis medarbejderen selv bringer det op, er det selvfølgelig helt okay at lytte og reagere med empati for deres situation, men du bør ikke stille spørgsmål til sygdommen i sig selv. Til gengæld kan og bør du stille spørgsmål som:
Du er som arbejdsgiver ikke forpligtet til at indrette arbejdspladsen, som medarbejderen ønsker det, og en deltidsraskmelding er heller ikke noget, medarbejderen kan forlange ensidigt. Hvis du fx har været ude og finde vikarhjælp til at dække ind for den pågældende medarbejders opgaver, og det ikke giver mening at varsle vikaren ned i tid, kan det være generende for driften at tage medarbejderen tilbage på deltid. I bør dog gøre, hvad I kan, og hvad der giver mening for virksomhedens drift, for at imødekomme medarbejderens behov, hvis det kan hjælpe til at få medarbejderen tilbage på arbejde.
Sygefraværssamtalen skal som nævnt afholdes inden for 4 uger fra første sygefraværsdag. Samtalen afholdes som udgangspunkt på arbejdspladsen, men den kan også foregå telefonisk eller via videoopkald, hvis medarbejderen er for syg til at møde fysisk op.
Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal håndtere en medarbejders sygefraværssamtale, er du som KA-medlem velkommen til at kontakte juridisk afdeling for sparring og rådgivning.
Det er vigtigt, at du holder en god kontakt med dine syge medarbejdere – særligt i et længerevarende sygdomsforløb. Hvis det gøres rigtigt, giver dialogen medarbejderen en oplevelse af, at du tænker på dem, og at de betyder noget på deres arbejdsplads. På samme tid kan det hjælpe dig som arbejdsgiver til at have en bedre fornemmelse af, hvor langt medarbejderens fravær forventes at være, og det kan i nogle tilfælde hjælpe medarbejderen til at komme hurtigere tilbage på arbejde.
Den sygemeldte medarbejder kan anmode om, at der udarbejdes en fastholdelsesplan, hvis medarbejderen ikke forventer at kunne vende tilbage til arbejdet inden for otte uger. I den udarbejdes en plan for, hvordan medarbejderen bedst muligt kommer tilbage efter et længere sygdomsforløb. Gennem en konstruktiv dialog mellem dig og den sygemeldte medarbejder kan I identificere potentielle behov og tilpasninger, der kan sikre, at medarbejderen vender tilbage til sine arbejdsopgaver hurtigst muligt og på den bedst mulige måde.
Planen kan indeholde forslag til elementer som fx nedsat tid, tilpassede arbejdsfunktioner, hjælpemidler som ændret kontormateriel, løfteudstyr eller lignende.
Hvis du vurderer, at der ikke er behov for at udarbejde en fastholdelsesplan, kan du afslå anmodningen – det er helt frivilligt, men den kan vise sig at være et effektivt værktøj til at skabe klarhed og tryghed både for medarbejderen og for dig som arbejdsgiver.
Hvis din medarbejder er omfattet af KA’s overenskomst med Det Faglige Hus, har din medarbejder ret til fuld løn under sygdom og ved arbejdsskade i op til 9 uger, hvis medarbejderen har opnået 6 måneders anciennitet inden for de senest 12 måneder. Hvis din medarbejder fortsat er syg efter 9 ugers sygefravær, overtager kommunen betalingsforpligtelsen.
Det er dit ansvar som arbejdsgiver at registrere medarbejderens sygefravær til Kommunen uanset, om medarbejderen har krav på betaling under sygdom fra dig eller ej. Det gøres på virk.dk.
Hvis din medarbejder endnu ikke har været ansat i 6 måneder, finder Sygedagpengelovens regler anvendelse ved sygefravær, som ikke skyldes en arbejdsskade. Læs mere om betingelserne nedenfor i afsnittet ”Sygedagpengeloven”.
Hvis fraværet skyldes en arbejdsskade, betales der fuld løn i op til 14 dage, selvom medarbejderen ikke opfylder anciennitetskravet.
Iht. Funktionærloven er sygdom lovligt forfald fra arbejdet, og medarbejderen har derfor ret til fuld løn under sygdom. Dette er gældende uanset, hvor kort tid medarbejderen har været ansat, og hvor længe sygeforløbet varer.
Funktionærer har ret til løn under sygdom uanset, om medarbejderen modtager en fast månedsløn eller er timelønnet. Retten er heller ikke berørt af, hvorvidt medarbejderen er fuldtidsansat eller deltidsansat.
Vær opmærksom på, at Funktionærlovens regler ikke kan fraviges til ugunst for medarbejderen, og du kan derfor ikke aftale dig ud af forpligtelsen til at betale løn under sygdom.
Sygedagpengeloven giver medarbejdere ret til betaling under sygdom fra arbejdsgiveren, hvis visse betingelser er opfyldt.
Det er for det første et krav, at medarbejderen har været ansat i mindst 8 uger. Har medarbejderen været ansat i kortere tid, har medarbejderen ikke krav på betaling fra virksomheden under sit sygefravær.
Hvis din medarbejder har været ansat i mere end 8 uger, har medarbejderen krav på betaling under sygdom, hvis Sygedagpengelovens beskæftigelseskrav over for virksomheden er opfyldt. Dvs. at medarbejderen skal have haft mindst 74 arbejdstimer inden for de seneste 8 uger for at have krav på betaling under sygdom fra virksomheden. Er dette krav opfyldt, har medarbejderen krav på betaling under sygdom.
Du skal maksimalt betale sygedagpenge til din medarbejder i op til 30 kalenderdage; den såkaldte arbejdsgiverperiode. Hvis din medarbejder er syg i længere tid, overtager kommunen betalingsforpligtelsen. Her kan du se den aktuelle sygedagpengesats.
Hvis din sygemeldte medarbejder ikke modtager fuld løn under sit sygefravær, har du pligt til at betale sygeferiegodtgørelse. Det er en betaling, der træder i stedet for feriegodtgørelse, og som skal sikre dine medarbejderes ferieoptjening, selvom de er syge. Fra 2. fraværsdag i sygeperioden optjenes 12,5% af medarbejderens sædvanlige løn i denne type godtgørelse uanset, hvor lang anciennitet medarbejderen har i virksomheden.
Sygeferiegodtgørelse indbetales på samme måde som du indbetaler feriegodtgørelse i øvrigt; altså enten til FerieKonto, eller også lader du dem henstå i virksomheden, til medarbejderen ansøger om udbetaling heraf i forbindelse med afholdelse af ferie.
Selv om du ikke er forpligtet til at betale din medarbejder løn under sygdom iht. lov eller overenskomst, kan du i ansættelsesbevis, personalehåndbog eller i andre dokumenter indføre sådan en ret.
Det betragtes som en del af ansættelsesaftalen mellem dig og din medarbejder, hvis du har udleveret et dokument, hvori der står, at medarbejderen har ret til løn under sygdom på visse betingelser – også selvom det måske skyldes en misforståelse, en tastefejl eller lignende. Det er derfor afgørende, at dine ansættelsesbeviser mv. er udfyldt korrekt, så du ikke ved en fejl binder dig til at betale noget, du som i udgangspunkt slet ikke er forpligtet til. Du kan naturligvis altid aftale bedre vilkår for dine medarbejdere, end hvad du er forpligtet til, men i så fald skal det gerne være, fordi du har taget en velovervejet beslutning herom.
Husk, at du som medlem af KA har mulighed for at få vores juridiske afdeling til at gennemlæse dine ansættelsesbeviser og hjælpe dig med at få dem udfyldt korrekt.
Når du udbetaler løn til din medarbejder under sygdom, er du berettiget til at søge om refusion af sygedagpengesatsen på virk.dk, fordi du indtræder i medarbejderens ret til sygedagpenge fra Kommunen.
Din ret til refusion er dog betinget af, at medarbejderen opfylder beskæftigelseskravet i forhold til Kommunen. Medarbejderen skal generelt have været beskæftiget i mindst 240 timer inden for de seneste 6 måneder forud for første fraværsdag og i mindst 5 af disse måneder have været beskæftiget i mindst 40 timer i hver måned.
Du skal melde fraværet via virk.dk. Vær særligt opmærksom på fristerne for at melde fraværet, som varierer alt efter din betalingsforpligtelse:
Det er vigtigt at overholde disse frister. Konsekvensen ved at overskride dem er, at du mister adgangen til at modtage sygedagpengerefusion, indtil der er sket en gyldig registrering. Det kan altså være en betydelig sum penge, virksomheden mister, hvis ikke fristerne overholdes.
Vores anbefaling er derfor, at du indberetter sygefravær efter hver lønkørsel (medmindre du har indberettet fx 6 ugers sygefravær på medarbejderen). På den måde sikrer du, at du ikke overskrider anmeldelsesfristen.
En sygedagpengeforsikring er en særlig forsikring, som du kan vælge at tegne via virk.dk, hvis du ønsker refusion af sygedagpenge allerede fra medarbejdernes 2. sygefraværsdag i stedet for at vente til udløbet af arbejdsgiverperioden på 30 dage.
Du kan læse om betingelserne for at tegne en sygefraværsforsikring på virk.dk. Vær opmærksom på, at der er forskel på om du er selvstændig eller ejer et ApS eller A/S, ligesom der er en begrænsning for virksomhedens lønudgift i forhold til, om du kan få lov at tegne forsikringen.
Opfylder du betingelserne for at kunne tegne en sygefraværsforsikring, må du sammenholde udgiften til forsikringen med det forventede sygefravær hos dine medarbejdere. Det kan være svært at forudsige, hvor meget du får brug for forsikringen, men omvendt er det også en økonomisk tryghed at vide, at din virksomhed kun skal betale sygedagpenge i 1 dag, før du kan få refusion.
Alsvej 7, DK-8940 Randers SV
Mail: ka@ka.dk
Tlf.: +45 82 132 132