Når du ansætter en medarbejder, er det altid en god idé at få udarbejdet et ansættelsesbevis, så der er klarhed over vilkårene for jeres aftale. For langt de fleste ansættelser er det også lovpligtigt, at der udleveres et ansættelsesbevis, der lever op til visse indholdskrav og formkrav iht. Ansættelsesbevisloven.
Hvis ansættelsen er omfattet af overenskomsten mellem KA og Det Faglige Hus, skal du tage udgangspunkt i overenskomstens bestemmelser, når du udarbejder ansættelsesbeviset.
Nedenfor kan du læse de oftest stillede spørgsmål i forbindelse med ansættelse af medarbejdere og udarbejdelse af ansættelsesbeviser, herunder også hjælp til afklaring af, om din medarbejder skal ansættes som funktionær eller ikke-funktionær. Du finder links til vores skabeloner til ansættelsesbeviser, som vi anbefaler, du gør brug af.
Du finder også et bilag med information om Dansk Sundhedssikring, som vi anbefaler, at du udleverer sammen med alle dine ansættelsesbeviser, hvis dine medarbejdere er/bliver dækket af sundhedsforsikring der.
Hvis din medarbejder har en ugentlig arbejdstid på mere end 3 timer i gennemsnit over en referenceperiode på 4 uger, er det et lovkrav, at du udleverer et ansættelsesbevis. Det gælder uanset, om de 3 timer pr. uge er forudbestemt eller udgør den faktisk udførte arbejdstid over en referenceperiode på 4 måneder. Selv i meget kortvarige ansættelsesforhold kan det altså være nødvendigt at udlevere et ansættelsesbevis til medarbejderen, fordi kravet om gennemsnitligt timeantal er så lavt.
Uanset hvilket timetal, din medarbejder ansættes på, er det altid en god idé at udarbejde en skriftlig aftale. På den måde er du bedst sikret i tilfælde af uenigheder om, hvad der blev aftalt ved tiltrædelsen, senere hen i ansættelsesforholdet.
Ansætter du medarbejdere uden et fast garanteret timeantal, har du pligt til at udlevere et ansættelsesbevis, uanset hvor mange timer den ugentlige arbejdstid vil udgøre. Medarbejdere, som ansættes uden en fast ugentlig arbejdstid, er altså ikke omfattet af reglen om, at der kun skal udarbejdes en kontrakt, hvis arbejdstiden overstiger 3 timer i gennemsnit pr. uge over en periode på 4 uger.
For medarbejdere, der ansættes på denne måde, er det særligt vigtigt, at du er opmærksom på overenskomstens § 15, stk. 1. Her står nemlig, at du har pligt til at udarbejde et nyt ansættelsesbevis til medarbejderen, hvis arbejdstiden opgjort over en 3-måneders periode viser en mere fast arbejdstid for medarbejderen; fx 5 timer i gennemsnit pr. uge.
Vær opmærksom på, at kravene om udlevering af ansættelsesbevis ikke gælder for ansættelsesaftaler med tilkaldevikarer, som selv vælger, om de vil tage en tilkaldevagt, og som dermed ikke er forpligtet til at tage arbejde for virksomheden. Igen er det dog vores klare anbefaling, at der også med tilkaldevikarer indgås en ansættelsesaftale for at undgå tvivl eller tvister om ansættelsesvilkårene. Ellers kan du risikere, at medarbejderen betragtes som fastansat, selvom I mundtligt har aftalt noget andet. Vi har en særlig kontraktskabelon til løst ansatte, som vi anbefaler, at du benytter.
Hvis der sker ændringer i ansættelsesforholdet, skal du oplyse din medarbejder om ændringerne på skrift, så snart det er muligt, og senest den dato, hvor ændringen træder i kraft. Du kan enten udarbejde et helt nyt ansættelsesbevis, eller du kan nøjes med et tillæg til det eksisterende. Hvad du bør vælge, afhænger af ændringerne og deres omfang i forhold til, hvad der vil være mest hensigtsmæssigt.
Husk altid, at ændringer i ansættelsesforhold skal varsles over for dine medarbejdere, inden ændringerne træder i kraft. Du skal sørge for, at medarbejderne varsles i rimelig tid forud for ændringerne eller – hvis der er tale om væsentlige ændringer – med medarbejderens individuelle opsigelsesvarsel.
Vær også opmærksom på, at en væsentlig ændring i medarbejderens vilkår anses som en opsigelse med tilbud om genansættelse på de nye vilkår. Du bør derfor overveje at søge juridisk rådgivning, inden du foretager væsentlige ændringer i din medarbejders ansættelsesvilkår. Vi hjælper gerne med udarbejdelsen af varslingsskrivelser og herunder vurdering af, med hvilken frist de påtænkte ændringer bør varsles.
Der er forskellige frister til udlevering af ansættelsesbevis mv., som du skal være opmærksom på.
Senest 7 kalenderdage efter, ansættelsesforholdet er begyndt, skal du udlevere et ansættelsesbevis til din medarbejder med følgende oplysninger:
Senest 1 måned efter, at medarbejderen tiltræder sin stilling, skal medarbejderen modtage skriftlig oplysning om følgende:
Vi anbefaler, at du udleverer et ansættelsesbevis med samtlige væsentlige oplysninger allerede inden tiltrædelsen, når det kan lade sig gøre, og senest inden udløb af fristen på 7 kalenderdage. Dermed risikerer du ikke at overskride fristerne, og alle vilkår af ansættelsesforholdet er dokumenteret allerede fra tiltrædelsestidspunktet.
Hvis ansættelsesforholdet er indgået før den 1. juli 2023 og fortsat består, skal der udleveres et nyt ansættelsesbevis inden for 8 uger efter, at medarbejderen har anmodet om det.
Senest 7 kalenderdage efter, at ansættelsesforholdet er begyndt, skal du udlevere et ansættelsesbevis til din medarbejder med de oplysninger, som du er forpligtet til at udlevere. Du kan læse nærmere om, hvilke oplysninger, det omfatter, i punktet ”Hvilke oplysninger skal ansættelsesbeviset som minimum indeholde?”
Alle væsentlige vilkår i ansættelsesforholdet skal fremgå af et ansættelsesbevis. Hvilke vilkår, der er væsentlige i et konkret ansættelsesforhold, kan variere, men følgende oplysninger skal som minimum medtages og oplyses direkte i ansættelsesbeviset:
Følgende oplysninger skal også medtages, men kan oplyses ved henvisning til overenskomst, lov eller lignende, hvor vilkårene er udspecificeret:
Anvender du vores kontraktskabeloner, er alle nødvendige og relevante oplysninger naturligvis indarbejdet i skabelonen. Du kan dermed nøjes med at udfylde de markerede felter i sikker forvisning om, at ansættelsesbeviset opfylder kravene i både Ansættelsesbevisloven og overenskomsten.
Ansættelsesbeviset skal naturligvis indeholde alle de lovbestemte oplysninger og vilkår, jf. ovenstående. Efter overenskomsten er det eneste ekstra krav til oplysninger i ansættelsesbeviset, at din virksomheds CVR nr. også angives.
Anvender du vores kontraktskabeloner, er alle nødvendige og relevante oplysninger naturligvis indarbejdet i skabelonen. Du kan dermed nøjes med at udfylde de markerede felter i sikker forvisning om, at ansættelsesbeviset opfylder kravene i både Ansættelsesbevisloven og overenskomsten.
Det er en del af dine forpligtelser som arbejdsgiver at sørge for, at dine medarbejdere modtager deres ansættelsesbeviser med de relevante ansættelsesvilkår rettidigt. Hvis du ikke lever op til denne forpligtelse, kan du blive mødt med et krav om godtgørelse for manglende eller mangelfuldt ansættelsesbevis.
Højesteret har i en principiel dom taget stilling til godtgørelsesniveauet for overtrædelse af Ansættelsesbevisloven:
I øvrigt kan du risikere, at du ikke har de samme muligheder i ansættelsesforholdet, hvis du ikke har oplyst medarbejderen korrekt, eller hvis du ikke kan dokumentere indholdet af jeres aftale. Har du fx glemt at anføre, at medarbejderen ikke altid skal møde ind på virksomhedens adresse ved arbejdsdagens begyndelse hver dag, kan det altså blive unødigt dyrt for dig at lade medarbejderen møde ind på en anden adresse.
Du bør derfor sørge for at udlevere ansættelsesbeviser til alle dine medarbejdere og overveje at søge juridisk rådgivning, hvis du er i tvivl om, hvad du skal oplyse i et ansættelsesbevis, eller hvordan det skal formuleres.
Overenskomsten indeholder også en særlig regel i tilfælde, hvor din medarbejder ikke har fået udleveret et korrekt udfyldt ansættelsesbevis. I så fald skal medarbejderen gøre dig opmærksom på situationen og udbede sig et ansættelsesbevis med korrekte oplysninger.
Du har herefter 14 dage til at rette fejlen og udlevere det ændrede ansættelsesbevis. Hvis du efterlever dette, kan din medarbejder ikke kræve godtgørelse for mangelfuldt ansættelsesbevis. Overholder du ikke fristen, eller udleverer du slet ikke et nyt ansættelsesbevis, risikerer du at skulle betale en godtgørelse til din medarbejder på niveau med de ovennævnte afhængig af overtrædelsen og omstændighederne i øvrigt.
Mange går ud fra, at funktionærer altid er månedslønnede, mens ikke-funktionærer altid er timelønnede. Det kan desværre ikke defineres på baggrund af lønnen alene, for en funktionær kan nemlig godt være timelønnet, og en ikke-funktionær kan faktisk også være månedslønnet.
Der er medarbejdere, som i kraft af deres arbejdsopgaver automatisk har funktionærstatus, og der er andre, som ansættes som funktionærer eller på funktionærvilkår, selvom indholdet af deres arbejde ikke i sig selv medfører funktionærstatus. Det er også muligt at plukke dele af Funktionærloven ud og lade disse gælde for en ikke-funktionær, men det kan ikke lade sig gøre at ansætte en funktionær uden at anvende Funktionærlovens vilkår.
En funktionær er omfattet af Funktionærloven og har derfor nogle lovfastsatte rettigheder, som andre medarbejdertyper ikke har. Det kan fx dreje sig om opsigelse, ferie og betaling under sygdom. Derfor kan det godt betale sig at overveje, om din medarbejder skal ansættes som det ene eller det andet.
Først og fremmest er det altid vores anbefaling, at du ansætter dine medarbejdere på de vilkår, de har krav på af respekt for de rettigheder, der tilkommer dine medarbejdere.
Desuden risikerer du at blive mødt af en række krav, hvis en medarbejder, som i kraft af sin stilling er funktionær, men som ifølge sit ansættelsesbevis er ansat på ringere vilkår end dem, som findes i Funktionærloven. Det gælder fx manglende betaling af løn under sygdom, godtgørelse for usaglig opsigelse, kompensation i forbindelse med for kort opsigelsesvarsel og godtgørelse for mangelfuldt ansættelsesbevis.
Den type krav forældes først efter 5 år, så det kan potentielt blive nogle store summer, det drejer sig om.
Omvendt risikerer du også, at din medarbejder opnår nogle rettigheder, som de ikke ifølge lovgivningen har ret til, og som det ikke har været aftalt mellem jer, at de skulle have, hvis du udleverer et ansættelsesbevis med tilsagn om, at Funktionærloven er gældende.
Det er derfor altid en god idé at have styr på, hvilke vilkår, der er gældende i det enkelte ansættelsesforhold. Du er velkommen til at kontakte KA’s juridiske afdeling, hvis du som medlem er i tvivl og har brug for sparring vedr. dine medarbejdere.
Som udgangspunkt er funktionærer
Medarbejderen skal gennemsnitligt arbejde mere end 8 timer pr. uge, og der skal være tale om en ”tjenestestilling”; dvs. at medarbejderen er undergivet dine instruktioner, hvis stillingen ifølge Funktionærloven skal være omfattet af lovens bestemmelser.
Der er nogle typeeksempler af funktionærer, som du kan gå ud fra, er omfattet af Funktionærloven. Det gælder fx sælgere og andet butikspersonale, bogholdere, revisorer, sekretærer, kundeservicemedarbejdere, ingeniører, arkitekter, markedsføringspersonale, projektledere og andre, som fører tilsyn med andres arbejde uden at være direktører eller selvstændige.
På den anden side er der også typeeksempler på medarbejdere, som i udgangspunktet ikke er omfattet af Funktionærloven, hvilket fx gælder faglærte og ufaglærte håndværkere, chauffører, restaurationsmedarbejdere, produktionsmedarbejdere, landbrugsmedhjælpere og pædagoger.
Mellem de to kategorier af relativt klare eksempler er der en masse gråzone-eksempler. Her kan nævnes, at
Den enkelte stilling må altså vurderes i sin helhed, før du kan fastslå, om en medarbejder er funktionær eller ej. Hvis du er medlem af KA, hjælper vi dig altid gerne med at finde ud af, om en given medarbejder er funktionær eller ikke-funktionær.
Funktionærstatus kan ikke afklares alene på basis af aflønningsformen. En funktionær er ofte månedslønnet, men aflønningsmetoden har faktisk ingen indflydelse på, om medarbejderen er funktionær eller ej. Man kan således både være måneds-, time- og provisionslønnet som funktionær.
Omvendt er ikke-funktionærer ofte timelønnede, men disse er også i flere og flere tilfælde månedslønnede.
Kategorierne ”funktionærer” og ”timelønnede” er derfor ikke en helt retvisende opdeling, men den anvendes alligevel mange steder i daglig tale, fordi den for mange er letforståelig, og da det i øvrigt er den opdeling, man er vant til.
Hvis du ansætter en funktionær, skal reglerne i Funktionærloven følges. Dette kan man ikke aftale sig ud af.
Du kan til gengæld godt ansætte en ikke-funktionær med ansættelsesvilkår, der svarer til dem, der gælder for en funktionær, hvis det giver mening for dig og din nye medarbejder – fx fordi den kandidat, du vil ansætte, har udtrykt ønske om det i ansættelsesprocessen. Det kaldes i KA’s overenskomst og mange andre steder en ”funktionærlignende ansættelse”.
Det medfører, at Funktionærloven i sin helhed som udgangspunkt skal følges, og iht. KA’s overenskomst skal en række nærmere angivne bestemmelser som minimum være gældende. Det gælder lovens vilkår for opsigelsesvarsler, fratrædelsesgodtgørelse, godtgørelse ved usaglig afskedigelse, misligholdelse fra arbejdsgiver- og medarbejderside, løn under sygdom og frihed til at søge andet arbejde i opsigelsesperioden.
Vi anbefaler, at du som KA-medlem kontakter juridisk afdeling før, at du indgår sådan en aftale med en ikke-funktionær, så du ikke senere bliver overrasket over, hvilke vilkår den pågældende medarbejder omfattes af på denne måde, og hvilke konsekvenser det medfører for dig som arbejdsgiver.
Hvis du ansætter en ikke-funktionær, og I har aftalt at anvende fx Funktionærlovens opsigelsesregler, skal du blot have indført et vilkår i ansættelsesbeviset, som klart og tydeligt angiver, at det er aftalen.
Det er vigtigt at passe godt på med, hvordan du formulerer dig. Hvis det ikke er tydeligt, at det kun er opsigelsesvarslerne, der skal anvendes – eller om det måske er alle opsigelsesreglerne eller hele Funktionærloven, der skal anvendes – vil man fortolke indholdet til medarbejderens fordel. Det betyder altså, at du kan risikere, at hele Funktionærloven skal anvendes i det pågældende ansættelsesforhold, selvom det kun var opsigelsesvarslerne, I havde aftalt at bruge.
Vi anbefaler derfor, at du kontakter KA’s juridiske afdeling, hvis du som medlem er i tvivl og har brug for sparring vedr. dine medarbejdere.
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du skal tilbyde en medarbejder ansættelse som funktionær eller ikke-funktionær, er det vigtigt, at du har overblik over, hvad forskellene på de to ansættelsestyper er. De vilkår, en medarbejder har iht. Funktionærloven, er følgende:
Der gælder længere opsigelsesvarsler for en funktionær, end der typisk er gældende for en ikke-funktionær. De kan naturligvis altid aftales forlængede opsigelsesvarsler for ikke-funktionærer, men det er yderst sjældent, at de kommer i nærheden af varslerne for funktionærer. Omvendt skal funktionæren også give et længere opsigelsesvarsel end en ikke-funktionær skal, hvis medarbejderen ønsker at opsige ansættelsesforholdet.
Der kan aftales anvendelse af 120-dagesreglen med funktionæren. Reglen indebærer, at medarbejderen kan opsiges med kortere varsel, hvis medarbejderen har haft sygefravær svarende til 120 dage i løbet af en periode på 12 måneder i deres ansættelse hos dig. Aftalen om at anvende reglen skal ske skriftligt, fx i medarbejderens ansættelsesbevis, hvis du skal kunne gøre brug af den.
Denne regel kan ikke aftales med en ikke-funktionær med henvisning til Funktionærloven, men der kan være lignende aftaler i overenskomster, ansættelsesbevis eller personalepolitik. I overenskomsten mellem KA og Det Faglige Hus findes der fx en mulighed for at opsige med forkortet varsel ved uafbrudt sygefravær i 4 måneder eller mere.
En funktionær, som har været ansat i din virksomhed i 12 år eller mere, skal have en fratrædelsesgodtgørelse svarende til en månedsløn, hvis du opsiger dem. Har funktionæren været ansat i din virksomhed i 17 år, skal de have en fratrædelsesgodtgørelse svarende til tre måneders løn, hvis du opsiger dem.
Der gælder som udgangspunkt ingen regler om fratrædelsesgodtgørelser til ikke-funktionærer, men de kan være aftalt i overenskomster, ansættelsesbevis eller personalepolitik. I overenskomsten mellem KA og Det Faglige Hus er der fx indgået aftale om fratrædelsesgodtgørelse for ikke-funktionærer, som har været ansat i hhv. 6, 8 eller 10 år.
Funktionærer med et års anciennitet eller mere har krav på en saglig begrundelse, hvis du opsiger dem. Hvis funktionæren bliver opsagt uden en saglig opsigelsesbegrundelse, eller hvis medarbejderen bliver uberettiget bortvist, har de krav på en godtgørelse for usaglig opsigelse eller en erstatning for deres løntab. Det samme gælder, hvis medarbejderen hæver ansættelsen på grund af grov misligholdelse fra din side.
Omvendt har du også et erstatningskrav, hvis en funktionær uberettiget undlader at tiltræde eller forlader sin ansættelse uden at give korrekt varsel.
For ikke-funktionærer er der ikke som udgangspunkt en beskyttelse mod usaglig opsigelse eller godtgørelseskrav for at fratræde inden opsigelsesvarslets udløb. Der er dog som regel indført den type bestemmelser i overenskomster, og de kan også være aftalt i ansættelsesbevis eller personalepolitik.
En funktionær har ret til fuld løn under sygdom, og dette gælder som udgangspunkt uanset sygefraværets længde. Hvis medarbejderen har pådraget sig sygdommen forsætligt eller ved grov uagtsomhed, eller hvis medarbejderen ved ansættelsen har undladt at oplyse om en sygdom, som påvirker medarbejderens evne til at udføre arbejdet, har medarbejderen dog ikke krav på løn under sygefraværet.
Ikke-funktionærer, som er ansat under KA’s overenskomst med Det Faglige Hus, har ret til løn under sygdom i 9 uger, men først når de har opnået 6 måneders anciennitet hos dig. Der kan være andre vilkår i andre overenskomster, og du kan også give dem bedre vilkår i ansættelsesbevis eller personalepolitik.
Der er en del af forholde sig til, når du ansætter en funktionær. Husk, at du som KA-medlem kan få hjælp til at udfylde funktionærens ansættelsesbevis, at fortolke på uenigheder under ansættelsen, at opsige funktionæren, eller hvad der ellers kan opstå af behov i relation til dine medarbejdere. Det samme gælder naturligvis også for ikke-funktionærer.
Alsvej 7, DK-8940 Randers SV
Mail: ka@ka.dk
Tlf.: +45 82 132 132