Det er et lovkrav, at store og mellemstore arbejdspladser, som har 50 eller flere medarbejdere, har en whistleblowerordning. Ordningen skal kunne behandle indberetninger om en række nærmere bestemte lovovertrædelser og andre problematiske forhold på arbejdspladsen, som fx sexchikane, underslæb, afpresning og hvidvaskning, men også andre grove lovovertrædelser skal kunne indberettes.
Formålet med ordningen er, at medarbejdere, aktionærer og andre har mulighed for at indberette lovovertrædelser og/eller problematiske forhold i fortrolighed, uden at blive forhindret i at indberette, og uden frygt for repressalier som reaktion på indberetning. Desuden er medarbejderen ansvarsfri, hvis medarbejderen har anskaffet sig eller afsløret oplysningerne på en måde, som ellers kunne være strafbart, hvis der er rimelig grund til at tro, at oplysningerne er korrekte, og at det er nødvendigt for at afsløre overtrædelserne.
Du kan på denne side læse mere om lovkravene til ordningen og vores anbefalinger til, hvordan du implementerer den på en god måde. Som medlem af KA er du naturligvis også velkommen til at kontakte juridisk afdeling for en nærmere gennemgang eller hjælp til at få etableret en ordning på din virksomhed.
Ordningen et system eller en procedure, som skal hjælpe din virksomhed til at beskytte medarbejdere, der får kendskab til særlige lovovertrædelser eller oplever andre problematiske forhold på arbejdspladsen, og som ønsker at dele sit kendskab med ledelsen eller andre i virksomheden, så der kan blive handlet på det. Det skal kunne gøres i fortrolighed, så medarbejderen ikke skal være nervøs for evt. negative konsekvenser ved at informere dig om sexchikane, tyveri, underslæb eller andre problematikker, som kan opstå på en arbejdsplads.
Indholdet af indberetningerne skal have en vis grovhed, før de er omfattet af whistleblowerlovens område, og de kan angå enten chikane eller nogle konkrete overtrædelser af dansk lovgivning eller EU-retlige bestemmelser.
Whistleblowerloven pålægger de omfattede virksomheder at oprette en ordning, der er nem at tilgå, beskytter indberetterens identitet og håndterer indberetninger under fortrolighed. Der stilles som sådan ikke krav til, hvordan ordningen udformes. Det kan gøres ved hjælp af intranet, e-mail til HR, en ekstern samarbejdspartner eller andet, som giver mening i din virksomhed, så længe lovkravene, som er beskrevet nedenfor, overholdes.
Datatilsynet har i øvrigt en ”ekstern whistleblowerordning”, som medarbejderne kan anvende, mens den interne ordning både er en mulighed for dig og for dine medarbejdere til at få bragt forholdene i orden internt.
Lovens krav til ordningen er, at:
Når ordningen er oprettet, skal du sørge for, at dine medarbejdere har adgang til disse oplysninger:
Dette kan gøres gennem en whistleblowerpolitik, som beskriver de praktiske elementer i ordningen – så har du også dokumentation for, at der er oprettet en ordning i virksomheden, og at dine medarbejdere er oplyst om den.
En whistleblowerpolitik indeholder de retningslinjer, du skal give til dine medarbejdere i forbindelse med etablering af ordningen. Der er nemlig en række oplysninger, dine medarbejdere skal have, og nogle, som det er en fordel at oplyse dem, for at ordningen reelt har en funktion.
Du bør oplyse dem om
Hvis du mangler inspiration eller sparring til, hvordan din virksomheds whistleblowerpolitik kan se ud, så kontakt KA. Vi har et eksempel, som vores medlemmer kan få tilsendt, og vi hjælper også gerne med at udfylde en politik, som er skræddersyet til din virksomhed.
Der er tre kategorier af personer, som iht. loven kan indberette til ordningen:
Arbejdstagere i virksomheden skal have mulighed for at anvende ordningen og beskyttes af loven. Det omfatter almindelige medarbejdere på både fuldtid og deltid, tidsbegrænsede ansættelser og vikarer. Det er et krav, at der udføres ydelser mod et vederlag, og praktikanter, frivillig arbejdskraft mv. er dermed ikke en del af denne kategori.
Der er en række øvrige persongrupper, som kan gives adgang til at anvende ordningen, og som i det tilfælde beskyttes af lovens beskyttelsesregler. Det gælder fx aktionærer, selvstændige, medlemmer af ledelsen, frivillige, praktikanter, medarbejdere hos leverandører og samarbejdspartnere, tidligere ansatte og nyansatte, som endnu ikke har haft første arbejdsdag.
Den sidste kategori – som altså er alle andre end dem, der er nævnt i de to øvrige kategorier – kan gives adgang til at benytte ordningen, men vil i det tilfælde ikke blive beskyttet af loven. Det kan fx være virksomhedens kunder og andre, som ikke falder ind i de andre kategorier.
Lovens beskyttelsesregler gælder whistleblowere i det omfang, de passer i de tre kategorier, men også ”den berørte person” – dvs. den, som indberetningen vedrører – omfattes af en række beskyttelsesregler i loven. Dennes identitet skal beskyttes (GDPR er også gældende her), og vedkommende skal have adgang til et effektivt forsvar, så der ikke træffes beslutninger om evt. ansættelsesretlige konsekvenser eller – i grove tilfælde – politianmeldelse uden, at den, som indberetningen vedrører, får mulighed for at udtale sig og til at rette op på evt. misforståelser.
Det er nogle bestemte typer af oplysninger, der kan indberettes til whistleblowerordningen. Oplysningerne skal vedrøre overtrædelse af en række nærmere bestemte EU-retlige bestemmelser, fx overtrædelse af regler om hvidvask, finansiering af terrorisme og forbrugerbeskyttelse, men også alvorlige overtrædelser af dansk lovgivning og øvrige alvorlige forhold, herunder seksuel chikane eller anden grov chikane.
Der kan derimod ikke indberettes om ”bagatelagtige” lovovertrædelser, utilfredshed med eget ansættelsesforhold, samarbejdsvanskeligheder eller lignende, medmindre der er tale om forhold omfattet af ordningen, som fx seksuel chikane. Er medarbejderen utilfreds med samarbejdet med ledelsen, eller ønsker medarbejderen at oplyse om overtrædelse af rygepolitikken, alkoholpolitikken eller tilsidesættelse af andre interne retningslinjer, skal virksomhedens HR-afdeling eller ledelsen i stedet kontaktes. Der skal altså en vis ”grovhed” til, før whistleblowerordningen skal aktiveres.
Den afdeling eller ”enhed”, som varetager ordningen, kaldes whistleblowerenheden. Den skal bestå af en eller flere upartiske personer eller afdelinger, og de er underlagt tavshedspligt med alle oplysninger, de modtager i forbindelse med varetagelsen af ordningen. Dette er helt afgørende for, at ordningen får den virkning, som er formålet med loven.
Enheden sørger for at modtage og registrere indberetninger, kommunikation med indberetteren, igangsættelse af evt. undersøgelser og opfølgning på disse, redegørelser for, hvad de kommer frem til ved hjælp af disse undersøgelser og at give ledelsen en anbefaling til en reaktion. Desuden skal der gives feedback til indberetteren om, hvad der gøres eller påtænkes at gøre, og så skal enten whistleblowerenheden eller ledelsen tage stilling til, hvad reaktionen skal være; om der skal iværksættes yderligere undersøgelser, politianmeldelser eller lignende.
Du kan også få en ekstern behandler til at varetage en stor del af opgaverne, hvis din virksomhed ikke har ressourcerne eller en egnet afdeling, som kan udgøre whistleblowerenhed i din virksomhed.
Gennem dit medlemskab i KA har du adgang til nogle rabatordninger på varetagelse af whistleblowerordningen, så kontakt os endelig, hvis det er aktuelt for dig.
Som medlem af KA kan du få rabat på en af Danmarks bedste whistleblowerordninger gennem ARBEJDSMILJØEksperten.
ARBEJDSMILJØEksperten har indgået samarbejde med Whistle Tools, som udvikler og administrerer whistleblowerordninger samt giver juridisk rådgivning. Sammen tilbyder de et af de stærkeste produkter på markedet. ARBEJDSMILJØEksperten har et fast team af jurister og psykologer, som har stor erfaring med at håndtere kriser på arbejdspladser.
Priser pr. år for medlemmer
Under 100 medarbejdere: 6900 kr. plus moms (normalpris 7.500 kr. plus moms)
100 – 249 medarbejdere: 11040 kr. plus moms (normalpris 12.000 kr. plus moms)
250 – 500 medarbejdere: 16560 kr. plus moms (normalpris 19.000 kr. plus moms)
Over 500 medarbejdere – få et godt tilbud fra ARBEJDSMILJØEksperten.
Oplys ARBEJDSMILJØEksperten om dit medlemsskab hos KA – så kvitterer de med 8% rabat.
Vil du vide mere, kan du udfylde kontaktformularen under “Nyttige links” – så vil ARBEJDSMILJØEksperten kontakte dig, så hurtigt som muligt.
Alsvej 7, DK-8940 Randers SV
Mail: ka@ka.dk
Tlf.: +45 82 132 132