Som arbejdsgiver kan du komme i en situation, hvor du kan være nødsaget til at foretage indskærpelser over for din medarbejder. Det kan fx være, hvis medarbejderen ikke lever op til de forventninger der er til ham/hende i ansættelsen, hvis du har modtaget kundeklager eller hvis en medarbejder har opført sig uacceptabelt på arbejdspladsen.
Du kan vælge enten at give din medarbejder en skriftlig påtale eller en skriftlig advarsel.
Nedenfor kan du finde svar på de oftest stillede spørgsmål i forbindelse med påtaler og advarsler
En påtale er en indskærpelse af, at en medarbejder ikke lever op til forventningerne eller en given adfærd ikke er acceptabel.
En advarsel indeholder det samme, men med den forskel, at en advarsel også indeholder en indskærpelse af, hvordan din medarbejder skal agere fremadrettet og konsekvensen for ansættelsesforholdet, hvis medarbejderen ikke retter for sig.
Hvis du overvejer eller forventer en opsigelse, hvis medarbejderen ikke retter for sig, er det nødvendigt, at du først giver medarbejderen en advarsel.
Skal medarbejderens handlinger eller mangel på samme føre til opsigelse eller bortvisning, hvis medarbejderen ikke retter for sig, er en påtale ikke tilstrækkelig. I sådan en situation skal du vælge en advarsel.
Er forholdet derimod mindre alvorligt, eller har du tillid til, at din medarbejder nok skal rette for sig, kan du overveje at vælge en påtale i stedet. Det kan også være en situation, hvor du ikke føler, at du kan nøjes med en mundtlig samtale, men hvor du samtidig synes, at en advarsel er for voldsom. Da vil du også kunne give en påtale.
Det afgørende for, hvad du skal vælge, er altså, hvad du gerne vil opnå og hvilke handlemuligheder du ønsker at have efterfølgende.
En mundtlig påtale er lige så gyldig som en skriftlig, men den kan være svær at bevise i en opsigelsessituation. Vi anbefaler derfor, at du laver en skriftlig påtale og beder din medarbejder om at kvittere for modtagelsen.
En påtale har ikke samme konsekvenser som en advarsel, og der er derfor ikke samme krav til udformningen. Det er naturligvis altid vigtigt, at du formulerer dig klar og tydeligt, så medarbejderen ikke er i tvivl om, hvad du er utilfreds med. Det gælder uanset, om du vælger en mundtlig eller skriftlig påtale.
Du kan altid kontakte vores juridiske afdeling for vejledning i den konkrete situation.
En mundtlig advarsel er lige så gyldig som en skriftlig, men den kan være svær at bevise i en opsigelsessituation. For at sikre dig den bedste mulighed for at følge advarslen op med en opsigelse, hvis det bliver nødvendigt, bør du derfor altid udarbejde advarslen skriftligt og bede din medarbejder om at kvittere for modtagelsen.
En advarsel skal være tydelig og konkret og afhænger af de konkrete omstændigheder. Medarbejderen må ikke være i tvivl om, hvad du er utilfreds med, og hvordan medarbejderen kan rette op på forholdet. På samme måde må medarbejderen heller ikke være i tvivl om, at det kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet, hvis der ikke sker en ændring.
For at sikre dig bedst muligt, anbefaler vi, at du altid kontakter vores juridiske afdeling for at få hjælp til udarbejdelsen af advarslen.
Det er der desværre ikke et klart svar på. I nogle situationer, kan det nemlig være nødvendigt at give flere advarsler for samme forhold, men som udgangspunkt er det altså tilstrækkeligt, at du giver din medarbejder én skriftlig advarsel, før du opsiger medarbejderen.
Skal du kunne opsige på baggrund af én skriftlig advarsel, forudsætter det, at advarslen har været konkret og præcis i beskrivelsen af, hvad medarbejderen gør forkert/ikke efterlever, og hvordan medarbejderen skal rette for sig. Det skal også fremgå specifikt af advarslen, at det vil få konsekvenser for ansættelsesforholdet, hvis advarslen ikke tages til følge.
Hvis din medarbejder ikke vil kvittere for modtagelsen af en skriftlig advarsel, må du sende den til medarbejderen, så du har dokumentation for, at advarslen er kommet frem til medarbejderen. Du kan sende den på mail, hvis du tidligere har kommunikeret med din medarbejder på medarbejderens private mail. Alternativt kan du sende den med posten med en afleveringsattest.
Kan du ikke dokumentere, at din medarbejder har modtaget advarslen, kan det give dig problemer i forbindelse med en evt. opsigelse.
Der er ikke nogen faste rammer for, hvornår en advarsel forældes. Gyldigheden vil derfor være en afvejning af hensynene til både virksomheden og medarbejderens forhold samt advarslens indhold. Du bør dog altid løbende følge op på advarsler.
Efterlever medarbejderen ikke en advarsel, og du ikke reagerer på det, vil advarslen miste sin gyldighed. Hvis en medarbejder fx altid møder for sent, og mundtlige påtaler ikke ændrer medarbejderens adfærd, så ender du måske med at give en skriftlig advarsel. Følger du så ikke advarslen op, næste gang medarbejderen møder for sent – du venter måske en månedstid efter afgivelsen af din advarsel – så har du ikke reageret rettidigt og må starte forfra med en ny advarsel og mulighed for medarbejderen for at ændre adfærd.
Det afhænger naturligvis af, hvad advarslen går på – altså hvad det er, du ønsker, at medarbejderen retter op på – men det er vigtigt, at du får fulgt op med det samme, hvis medarbejderens uønskede adfærd gentager sig.
Alsvej 7, DK-8940 Randers SV
Mail: ka@ka.dk
Tlf.: +45 82 132 132