Der vil være flere ansættelsesforhold, som bliver omfattet af kravet om udlevering
Fra den 1. juli er det kun 3 timers arbejdstid pr. uge, der skal til for at udløse pligten til at udlevere et ansættelsesbevis. De 3 timer pr. uge kan være enten forudbestemt eller den faktisk udførte arbejdstid over en referenceperiode på 4 uger. Selv meget kortvarige ansættelsesforhold vil i mange tilfælde blive omfattet af kravet, fordi kravet om gennemsnitligt timeantal er så lavt.

Ansættelsesforhold uden et fast garanteret timeantal vil også blive omfattet af pligten til at udlevere ansættelsesbeviser. Det gælder dog ikke for ansættelsesaftaler med tilkaldevikarer, som selv vælger, om de vil tage en tilkaldevagt, og som dermed ikke er forpligtet til at tage arbejde for virksomheden.

Fristen for udlevering af ansættelsesbeviser bliver kortere
Fristen for, hvornår du som arbejdsgiver skal opfylde din oplysningspligt, bliver for nogle oplysninger og vilkår kortere. Det gælder for eksempel virksomhedens og medarbejderens kontaktinformationer, arbejdsstedet, stillingen og arbejdsopgaverne, tiltrædelsestidspunktet, lønforhold og arbejdstid. Disse og nogle øvrige kernevilkår skal være oplyst skriftligt til medarbejderen senest 7 dage efter tiltrædelsestidspunktet.

For andre vilkår, som for eksempel opsigelsesvarsler, fravær med løn og overenskomstforhold, vil fristen ligesom nu fortsat være en måned efter første arbejdsdag.

Læs mere i afsnittet ”KA anbefaler”, hvis du vil sikre dig, at din virksomhed overholder de nye frister.  

Hvis der sker ændringer i medarbejderens vilkår
Hvis medarbejderens ansættelsesvilkår ændres efter første arbejdsdag – for eksempel hvis arbejdsstedet flyttes, hvis medarbejderen skal starte i en stilling med nye arbejdsopgaver, eller hvis der sker ændringer i arbejdstiden – skal det efter den 1. juli meddeles medarbejderen skriftligt ved førstkommende lejlighed og senest den dato, hvor ændringerne træder i kraft. Her gives altså ikke længere den frist på en måned fra ændringstidspunktet, som indtil nu har været gældende.

Oplysningspligten udløses som udgangspunkt ikke, hvis medarbejderens lønniveau ændres som følge af en lønforhandling, en stigning i mindstelønnen eller lignende. Der kan dog alligevel være særlige tilfælde, hvor vi anbefaler at dokumentere lønændringer skriftligt, for eksempel hvis medarbejderen er omfattet af overenskomstens bruttolønsordning, eller hvis aflønningsformen ændres.

De medarbejdere, som allerede er tiltrådt
Medarbejdere, som er tiltrådt før den 1. juli 2023, skal som udgangspunkt ikke ifølge loven have nyt ansættelsesbevis, selv om ansættelsesbeviset ikke opfylder oplysningspligten efter de nye regler. Der er dog undtagelser til det udgangspunkt.

Hvis medarbejderen selv anmoder om det, skal de manglende oplysninger udleveres senest 8 uger efter anmodningen, og dette kan for eksempel gøres ved hjælp af et tillæg til ansættelsesbeviset. I øvrigt anbefaler vi i nogle tilfælde, at du som arbejdsgiver udleverer et tillæg eller et nyt ansættelsesbevis, selv om du ikke lovmæssigt er forpligtet hertil. Det kan du læse mere om i afsnittet ”KA anbefaler”.

Du skal udlevere flere oplysninger
Dine medarbejdere har allerede nu krav på at få oplyst alle væsentlige ansættelsesvilkår skriftligt. I den nye lov er der imidlertid en liste med ”væsentlige oplysninger”, som er udvidet sammenlignet med den nugældende version. De nye informationer, som ifølge den nye lov skal indgå i ansættelsesbeviset, hvis de er relevante for ansættelsesforholdet, er for eksempel varigheden af og vilkårene for prøvetid, brugervirksomhedens identitet ved vikar-ansættelser, vilkår i forbindelse med lønnet fravær – også andet fravær end ferie – og retningslinjer for vagtplanlægning, hvis medarbejderen har uforudsigelige arbejdsmønstre.

Loven stiller også krav om, at identiteten på socialsikringsinstitutioner, som modtager sociale bidrag fra virksomheden i relation til medarbejderen, skal oplyses. Her kan som eksempel nævnes ATP, Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, sundhedssikringsordninger og barselsfonde. Det er lige nu uklart, hvad der præcist er omfattet af den del af oplysningspligten, og hvad der ikke er. Derfor anbefaler vi, at du for en sikkerheds skyld orienterer medarbejderen om alle sociale sikringsordninger, ansættelsesforholdet er omfattet af, herunder hvilke ulykkes- og ansvarsforsikringer der dækker, hvis uheldet er ude.

Andre vilkår, som er gældende i det konkrete ansættelsesforhold, og som må betragtes som væsentlige for medarbejderen, skal fortsat oplyses. Det er blot et minimumskrav, at medarbejderen modtager skriftlig information om de oplistede vilkår i forbindelse med ansættelsen og løbende under ansættelsesforholdet.

Mange af de nævnte oplysninger betragtes som udleveret til medarbejderen, hvis du henviser til den overenskomst, som er gældende i ansættelsesforholdet, når det er aktuelt. Det vil derfor i høj grad være tilstrækkeligt for eksempel i ansættelsesbeviset at henvise til overenskomstens vilkår for fravær med løn, hvis medarbejderen har adgang til overenskomsten.

Nye minimumsrettigheder til medarbejderne
Ud over de nye regler for, hvad medarbejderen skal have oplyst og hvornår, indføres der som noget nyt en række egentlige rettigheder for medarbejderen i loven. Indtil nu har sådanne rettigheder kun eksisteret i overenskomster og i nogle afgrænsede tilfælde for eksempel i Funktionærloven, men fra den 1. juli i år kommer de altså til at være gældende for alle danske ansættelsesforhold.

De nye rettigheder indebærer,

at en eventuel prøvetid maksimalt kan vare en fjerdedel af ansættelsestiden i tidsbegrænsede ansættelser eller 6 måneder i ansættelsesforhold uden tidsbegrænsning,

at du som arbejdsgiver ikke må forhindre medarbejdere i at tage anden lønnet beskæftigelse, medmindre det er i direkte strid med virksomhedens interesser, for eksempel af hensyn til beskyttelse af forretningshemmeligheder eller et behov for fleksibilitet fra medarbejderen som påvirkes negativt,

at medarbejdere med et overvejende uforudsigeligt arbejdsmønster kun kan pålægges arbejde inden for forudbestemte referencetimer og -dage, og kun med varsling indenfor en frist, som medarbejderen oplyses i ansættelsesbevis, medarbejderhåndbog eller lignende, og i øvrigt bliver kompenseret hvis en aftalt arbejdsopgave annulleres efter udløbet af en aftalt eller fastlagt rimelig frist for aflysninger,

at i ansættelsesforhold med tilkaldevikarer, som har været ansat i 3 måneder, skal du som arbejdsgiver godtgøre, at der ikke er indgået ansættelsesaftale med fast timeantal, for eksempel ved hjælp af et ansættelsesbevis, hvor ansættelsesvilkårene er angivet,

at medarbejdere med uforudsigelige arbejdsmønstre, som har været ansat i virksomheden i 6 måneder, har ret til at anmode om en mere forudsigelig ansættelsesform, hvis en sådan findes i virksomheden, og skal have begrundet svar på anmodningen, og

at medarbejdere, der som led i deres stilling skal deltage i lovpligtige uddannelsesforløb, skal tilbydes at gøre dette indenfor normal arbejdstid, at deltagelsestiden skal tælle som en del af deres ugentlige arbejdstid, og at det sker uden udgift for medarbejderen.

Disse nye minimumsrettigheder kan dine medarbejdere uden videre påberåbe sig fra og med den 1. juli 2023, uafhængigt af indholdet af deres ansættelsesbeviser.

I forbindelse med, at medarbejderne bliver tilkendt disse rettigheder, beskyttes de mod opsigelse eller ugunstig behandling i deres ansættelsesforhold som følge af, at de gør brug af de nævnte rettigheder. Du som arbejdsgiver må dermed ikke stille medarbejderne ringere som konsekvens af, at de har taget lønnet ansættelse et andet sted eller har anmodet om mere forudsigelighed i deres arbejdsmønstre.

KA anbefaler
I nye ansættelsesforhold er vores anbefaling, at du som arbejdsgiver i praksis udleverer et ansættelsesbevis og evt. en personalehåndbog så snart, du og din nye medarbejder har indgået aftale om ansættelse, uanset aftalt timeantal - gerne inden medarbejderen tiltræder, når det kan lade sig gøre. Så risikerer du ikke at overskride fristerne, og alle dele af ansættelsesaftalen er dokumenteret. Det hjælper til at mindske risikoen for tvivl, usikkerhed og uenigheder allerede fra starten af ansættelsesforholdet. 

I de ansættelsesforhold, hvor medarbejderen er tiltrådt inden den 1. juli 2023, kan det som nævnt være nødvendigt at udlevere et nyt ansættelsesbevis eller et tillæg i nogle tilfælde, hvis du som arbejdsgiver vil undgå nogle uhensigtsmæssige konsekvenser.

Det skyldes, at en medarbejder med uforudsigelige arbejdsmønstre, som ikke har modtaget tilstrækkelig information om, hvordan arbejdstiden placeres, med hvilke varslingsfrister mv., alligevel er omfattet af de beskyttelsesregler, som loven indfører. Medarbejderen kan derfor uden negative følger afvise at tage en vagt, hvis du ikke har udleveret skriftlig oplysning om rammerne for placering, varsling og aflysning af vagterne.

I øvrigt anbefaler vi, at der indføres et vilkår om, at medarbejdere som tager beskæftigelse ved siden af deres ansættelsesforhold i virksomheden, skal orientere virksomheden herom, så du kan vurdere, om den sideløbende ansættelse strider mod saglige hensyn til sundhed og sikkerhed, beskyttelse af forretningshemmeligheder eller medfører en risiko for interessekonflikter. På den måde har du sikret dig, at du har gjort, hvad du kunne, for at undgå de praktiske udfordringer, der ellers kan opstå.

Det skal der ske i KA
Vi er i øjeblikket i gang med at klargøre opdaterede standard-ansættelsesbeviser og andre dokumenter, hvor der indføres nye og ændrede vilkår.

Du får naturligvis besked om det, så snart vi har det på plads.

Vi har lavet en video, hvor vi gennemgår ændringerne - du kan se videoen her.

På videoen bliver der gennemgået en række slides - dem finder du her.

Vi anbefaler altid, at vores medlemmer kontakter KA’s juridiske afdeling, hvis du har konkrete spørgsmål i relation til dine medarbejdere.